331.5 - Ersättning

SYFTE: Denna policy är avsedd att beskriva hur länet kommer att bedriva ersättningsadministration och relaterade frågor (referens G).

OMFATTNING: Denna policy och procedur gäller alla anställda i Larimer County och anställda vid distriktsåklagarens kontor, åttonde rättsdistriktet.

ANSVAR: Personaldirektören administrerar denna policy.

SPECIFIKA KRAV:

1. Utarbetande av marknadsbaserade löneplaner och steglöneplaner
2. Efterlevnad av övertidslagar
3. Administration av meritbaserade och stegbaserade ersättningskrav
4. Inlämning av korrekt löneinformation i tid

REVISION AVSNITT: (Betydande ändringar från tidigare policy)

• Avsnitt II (godkänd 9-5-2023)
• Avsnitt III, B, D.2, G.1 (godkänd 9-5-2023)

POLICY OCH PROCEDUR:

I. ALLMÄN POLICY: Länets lönepolicy är uppbyggd för att kompensera anställda baserat på arten och nivån på utfört arbete, hur väl den anställde utför arbetet och efterlevnad av alla tillämpliga lagkrav (referens A).

Larimer County är dedikerade till att administrera ersättning på ett sätt som är rättvist och öppet, som ger lika lön för lika arbete, och som inte tar hänsyn till ras, etnicitet, religion, kön, kön, ålder, funktionshinder, sexuell läggning, könsidentitet eller uttryck, eller andra faktorer som inte är relaterade till arbetsprestation.

II. LÖNEÖKNINGAR: Löneökningar kommer endast att beviljas om tillräckliga medel budgeteras och godkänns av länsstyrelsen. 

III. BESTÄMNING AV LÖN

A. Löneintervall

1. Löneplan: Varje jobb i löneplanen tilldelas ett löneintervall (referens D).

a. Regelbundna, begränsade och täckta utsedda jobb (referens C) tilldelas marknadsbaserade intervall.
b. Förtroendevalda, icke täckta Utsedda och tillfälliga jobb tilldelas fasta intervall (referenser C och I).

2. Steglöneplan: Tilldelar ett löneintervall för berättigade anställda i Sheriff's Office med definierade steg för progression (referens E).

B. Granskning av löneplanen: Personal kommer att granska löneplanen och steglöneplanen (referenser D och E) årligen för eget kapital och kommer att utarbeta en ersättningsrekommendation som kan inkludera löneplansjustering och lönejusteringar för anställda (marknadshöjningar) för styrelsen i Länsstyrelsens godkännande. Länsstyrelsen ger sitt godkännande genom att ge budgetinriktning.

1. Personaldirektören har behörighet att göra ändringar i löneplanen och steglöneplanen för att ta itu med jobbklassificeringar, externa marknads-, statliga och federala bestämmelser, lönekapital och andra justeringar.

2. Beslutsfattare kan begära att personaldirektören, eller den utsedda personalen, granskar jobb för rättvisa löner genom att lämna in en skriftlig begäran med motivering.

C. Betalningssatser:

1. Anställda med ordinarie och begränsad tid: Dessa anställda får en grundlönesats inom det löneintervall som fastställts för deras jobbklassificering (referenser D och E).

2. Tillfälligt anställda: Dessa anställda får en grundlönesats som bestäms av beslutsfattaren.

3. Utsedda anställda som omfattas: Dessa anställda får en grundlönesats inom det tilldelade intervallet (referens C).

4. Utsedda anställda som inte omfattas: Länsstyrelsens styrelse kommer att fastställa de utsedda lönesatserna genom ett lönebeslut (referens C).

5. Valda tjänstemän: Lönerna fastställs och styrs av statens stadga (referens I).

D. Startlönesatser:

1. Ordinarie och begränsad tid anställda

a. Betala plan

1. En beslutsfattare kan anställa en anställd till en lönesats upp till mitten av intervallet för jobbklassificeringen.
2. En beslutsfattare kan begära godkännande att anställa en anställd med en lönesats som är högre än mitten av intervallet upp till maxvärdet för löneintervallet för tjänsteklassificeringen genom att skicka in bilaga 5 till personaldirektören för granskning och sedan för godkännande av länschefen. En beslutsfattare behöver inte godkännande för att betala en anställd som går till en lika eller högre lönegrad över mittpunkten om den anställde redan får betalt över mittpunkten i sitt nuvarande jobb.

b. Step Pay Plan

1. En beslutsfattare kan anställa en anställd upp till det tredje steget för tjänsteklassificeringen.
2. En beslutsfattare kan begära godkännande att anställa en ny medarbetare högre än det tredje steget för tjänsteklassificeringen genom att skicka in bilaga 5 till personaldirektören för granskning och sedan för godkännande av länschefen.

2. Tillfälligt anställda: Dessa anställda anställs till en timbaserad grundlön som bestäms av beslutsfattaren, med beaktande av lika lön för lika arbete.

3. Utsedda anställda som omfattas: Dessa anställda bör anställas inom det löneintervall som tilldelats deras jobb (referens C), i enlighet med startlönesatser (avsnitt III, D.1 ovan).

4. Utsedda anställda som inte omfattas: En beslutsfattare kommer att begära lönesatsen genom ett lönebeslut (referens C).

E. Lönedatum: Alla anställda betalas med direkt insättning varannan vecka.

F. Flexibelt bemannade positioner:

1. En tjänst anses vara flexibelt bemannad när det är antecknat i tjänstebeskrivningen (referens K).

2. När en anställd har uppfyllt de kriterier för befordran som anges i arbetsbeskrivningen och på ett tillfredsställande sätt fullgör befattningens uppgifter, kan arbetstagaren befordras av arbetsledaren.

3. Befattningsbeskrivning Frågeformulär krävs inte för flexibelt bemannade tjänster.

G. Löneökningar för anställda:

1. Ordinarie och begränsad tid anställda:

a. Löneplansmerithöjningar: Årligen är anställda som inte har nått toppen av sitt etablerade löneintervall berättigade till meritlöneökningar för "uppfyller" eller "överträffar förväntningarna" totalt sett, till det maximala av löneintervallet. Beloppet för en merithöjning kan variera årligen, enligt beslut av länsstyrelsen. Den anställdes chef ska fylla i och lämna in en prestationsutvärdering senast den anställdes utvärderingsdatum (referens H). Om en anställd kommer att få en utvärdering "under förväntningarna" och den anställdes chef inte slutför utvärderingen vid löneperioden före utvärderingsdatumet, kan det leda till att den anställde automatiskt får sin merithöjning. Beslutsfattare måste fördela det belopp eller den procentandel som antagits av länsstyrelsen till varje berättigad anställd. Med godkännande från personaldirektören kan en beslutsfattare fördela löneökningar inom sin tilldelade budget, med hjälp av en variabel meritplan baserad på en standard eller bättre prestationsutvärdering OCH (valfri kombination av) (1) Intern rättvisa inom jobb, (2) Räckviddspenetration, (3) Andra icke-prestationsbaserade motiveringar. Ansökningar måste godkännas före kalenderårets början. 

b. Steglöneplansökningar: Årligen är anställda som inte har nått toppen av sitt fastställda löneintervall, berättigade till en stegvis löneökning för standard eller högre utförande av arbetsuppgifter upp till det maximala löneintervallet.

2. Tillfälligt anställda: Löneökningar bestäms av beslutsfattaren med dokumentation.

3. Utsedda medarbetare: Årligen granskas och sätts den anställdes lön av den anställdes beslutsfattare (referens C).

4. Valda tjänstemän: Lönerna fastställs och styrs av statens stadga (referens I).

H. Effekter av olika anställningsförändringar:

1. Flytta till ett högre löneintervall: För både löneplanen och steglöneplanen (referenser D och E), när en anställd befordras eller omklassificeras till en position med ett högre löneintervall, justeras den anställdes lönesats i enlighet med med startlönesatserna (avsnitt III, D.1).

2. Flytta till ett lägre löneintervall: När en anställd degraderas eller omklassificeras till en position med ett lägre löneintervall, justeras den anställdes lönesats enligt följande:

a. Betala plan:

1. Disciplinär degradering: Den anställdes lönesats sänks och flyttas nedåt till det nya löneintervallet med samma penetration som det gamla löneintervallet. En beslutsfattare kan begära en granskning av personaldirektören, eller utsedd, av tillämpningen av detta avsnitt på en viss personalåtgärd baserat på budgetrestriktioner, interna problem med rättvisa, eller om åtgärden kräver att den anställde sänks mer än en lön betyg eller motsvarande.
2. Frivillig degradering: Om den anställdes nuvarande lönesats faller inom det nya löneintervallet, flyttas den anställde till den nya klassificeringen med sin nuvarande lönesats. Om den anställdes nuvarande lönesats inte faller inom det nya löneintervallet, kommer den anställdes lönesats att justeras till det nya intervallets maximum. En beslutsfattare kan begära en granskning av personaldirektören, eller utsedd, av tillämpningen av detta avsnitt på en viss personalåtgärd baserat på budgetrestriktioner, interna problem med rättvisa och anställningsförändringar utanför arbetets nuvarande karaktär.
3. Omklassificering: Om den anställdes nuvarande lönesats faller inom det nya löneintervallet, flyttas den anställde till den nya klassificeringen till sin nuvarande lönesats. Om den anställdes nuvarande lönesats inte faller inom det nya löneintervallet, kommer den anställdes lönesats att justeras till det nya intervallet maximalt.

b. Step Pay Plan

1. Disciplinär degradering: Den anställdes lönesats reduceras till det nya löneintervallet i samma steg som det tidigare löneintervallet.
2. Frivillig degradering: Den anställdes lönesats reduceras till det nya löneintervallet vid lämpligt steg baserat på den anställdes erfarenhet. En beslutsfattare kan begära en granskning av personaldirektören, eller utsedd, av tillämpningen av detta avsnitt på en viss personalåtgärd baserat på budgetrestriktioner, interna problem med rättvisa och anställningsförändringar utanför arbetets nuvarande karaktär.
3. Omklassificering: Den anställdes lönesats reduceras till det nya löneintervallet vid lämpligt steg baserat på den anställdes erfarenhet.

3. Utom titellön: Om en anställd tillfälligt utför arbetsuppgifterna för en högre tjänst eller har en ökad arbetsbelastning på grund av en ledig tjänst, ett särskilt projekt eller uppdrag, är de berättigade till utom titellön. Under det tillfälliga uppdragets längd kommer den anställdes lön att öka enligt godkännande av personaldirektören, eller utsedd person.

4. Ökning inom samma lönegrad: När en anställd flyttas, omklassificeras eller flexbemannas till ett arbete inom samma löneklass, är den anställde berättigad till löneförhöjning enl. Startlönesatser (avsnitt III, D.1).

5. Grundlönejusteringar: En anställds grundlön kan justeras utan byte av jobb till följd av löneojämlikheter, lönekompression (mellan chef och underordnad) eller karriärutveckling. Beslutsfattaren kan begära en granskning av Human Resources för orättvisor inom en tjänstetitel och/eller kompression genom att skicka in en skriftlig motivering. Baslönejusteringar godkänns av personaldirektören eller utsedd personal.

Dessutom kan en grundlönejustering göras före slutet av en anställds provanställningstid om arbetsledaren upptäcker att den anställde uppvisar ytterligare kompetenser som inte var kända vid anställningstillfället som länet kommer att använda under sin anställning. Denna grundlönejustering måste begäras skriftligen av beslutsfattaren och godkännas av personaldirektören.

6. Oavsett om en anställd degraderas, befordras, omklassificeras eller förflyttas, måste den anställde uppfylla minimikvalifikationerna för den nya tjänsten.

IV. LÖNEFÖRSKOTT: En anställd kan få förskottsbetalning av lön endast i en nödsituation i god tro efter godkännande av beslutsfattaren och lönechefen. En begäran om löneförskott ska lämnas in senast löneperiodens slutdatum (bilaga 2). Begäran om löneförskott godkänns inte i på varandra följande löneperioder för samma anställd eller mer än två gånger per kalenderår.

V. ÖVERTID:

S. Den vanliga arbetsveckan för länet är 12:00 (midnatt) torsdag till 11:59 onsdag. Alla länsavdelningar och kontor måste använda standardarbetsveckan för alla anställda såvida de inte uttryckligen undantagits av länsstyrelsen.

B. Status för ett jobb som undantaget eller icke-befriat bestäms av personaldirektören eller den utsedda.

C. Icke-befriade anställda är berättigade till övertidsersättning med en och en halv tid av sin ordinarie timlön efter att den anställde arbetar mer än 40 timmar under en arbetsvecka. Avlönad ledighet anses inte som "arbetad tid" vid övertidsberäkning. Vissa befattningar är berättigade enligt federal lag att använda en längre arbetsperiod för övertidsberäkning än den normala 40-timmarsarbetsveckan.

1. Övertid får endast utföras efter förhandsgodkännande av arbetsledaren eller utsedd person; dock ska icke-befriade anställda få betalt för all arbetad tid. Alla icke-befriade anställda som arbetar obehörig övertid kommer att få betalt för den obehöriga övertiden men kan bli föremål för disciplinära åtgärder (referens B).

2. En arbetsledare eller utsedd person kan kräva att varje anställd arbetar övertid. Chefen eller arbetsledaren ansvarar för att avgöra när övertidstimmar är i avdelningens bästa intresse och vad som är en rättvis fördelning av övertidstimmar.

3. Om en anställd upplever att övertidsarbetet fördelas orättvist eller är överdrivet, kan de åtgärda detta genom problemlösningsprocessen (referens B).

D. Undantagna anställda måste betalas på lönebasis. Detta innebär att undantagna anställda regelbundet kommer att få ett förutbestämt ersättningsbelopp varje löneperiod på veckobasis. Larimer County har åtagit sig att uppfylla kraven på löneunderlag, vilket tillåter vederbörligen godkända avdrag. Om du anser att ett felaktigt avdrag har gjorts på din lön bör du omedelbart rapportera denna information till Human Resources. Rapporter om felaktiga avdrag kommer att undersökas omgående. Om det konstateras att ett otillbörligt avdrag har skett får du omgående ersättning.

VI. KOMPENSATIV TID (komptid):

A. Comp Time är ledighet som beviljas i stället för övertidsersättning för anställda som inte är undantagna. För varje arbetad timme kan kvalificerade icke-befriade anställda (ordinarie, begränsad tid och tillfälligt) beviljas en och en halv timmes kompensationstid.

B. Beslutsfattare kan bestämma om de ska erbjuda Comp Time till anställda på deras avdelningar eller kontor eller inte.

C. Innan en anställd får kompensationstid måste han underteckna och skicka in ett kompensationstidsavtal (bilaga 1) till sin beslutsfattare. Beslutsfattaren kan antingen godkänna eller förneka avtalet. Det undertecknade avtalet måste vara på plats innan Comp Time intjänas. Blanketten för kompensationstidsavtal kan också användas för att häva ett tidigare avtal eller begära utbetalning.

D. Maximalt ackumulering:

1. Anställda kan samla på sig ett Comp Time-saldo på upp till 60 timmar. Beslutsfattaren eller utsedda kan begära godkännande från personaldirektören för att öka den maximala intjäningen. En Comp Time-saldo får inte överskrida de gränser som fastställts i federal lag (referens A).

2. All övertid som utförs utöver avdelningens Comp Time-maximum ska kompenseras, varvid den anställde får en och en halv gånger den ordinarie lönen för eventuella faktiskt arbetade övertidstimmar.

E. Användning av upplupen kompenserande ledighet:

1. En anställd med ett Comp Time-saldo kan när som helst begära att få använda den intjänade Comp Time. Såvida inte den anställdes frånvaro skulle störa avdelningens verksamhet på ett otillbörligt sätt, måste beslutsfattaren bifalla den anställdes begäran. Om Beslutsfattaren avslår den anställdes begäran om att använda Comp Time, måste den anställde få använda den begärda Comp Time inom en rimlig tidsperiod.

2. Beslutsfattaren kan kräva att anställda när som helst använder något av eller hela sitt intjänade Comp Time-saldo.

3. Anställda får använda sin upplupna komptid för en FML-kvalificerande frånvaro (referens F).

F. Betalning av saldon:

1. Anställda med ett Comp Time-saldo kan när som helst begära betalning för hela eller delar av de ackumulerade timmarna i sitt saldo (bilaga 1).

2. Beslutsfattaren kan när som helst välja att häva ett avtal och betala den anställde Comp Time-saldot.

3. En uppsägande anställd med ett Comp Time-saldo måste betalas för alla intjänade timmar med hjälp av den anställdes aktuella lönesats.

G. Sheriffens kontor: Sheriffens anställda beviljas Comp-ledighet i enlighet med bestämmelserna i Sheriffens policy och i enlighet med tillämplig statlig och federal lag.

VII. JURARBETE:

A. Beslutsfattare kan bestämma att jouruppdrag behövs för att tillgodose deras affärsbehov. Personaldirektören eller den utsedda personalen måste granska och godkänna specifika jourprocedurer innan de implementeras.

B. Jourtjänst är ett uppdrag som görs av en beslutsfattare eller utsedd, utanför en anställds normala arbetsschema, vanligtvis när en anställd måste vara tillgänglig för att svara, rapportera till en arbetsplats och påbörja arbetet inom en viss mängd tid. Anställda som utsetts till jourhavande förblir skyldiga att följa alla länspolicyer och procedurer, avdelningspolicyer, procedurer, regler, föreskrifter och tillsynsanvisningar, inklusive policyn för förebyggande av narkotikamissbruk (referens J). Anställda i jourstatus måste alltid vara arbetsföra och får inte dricka alkohol eller använda andra kontrollerade ämnen som kan påverka deras arbetsprestation under jour. Den anställdes svarstid på samtal, eller att anmäla sig till tjänst kommer att vara rimlig enligt definitionen i avdelningens policy.

VIII. RESTID

S. Den tid en anställd lägger ner på att gå från hemmet till jobbet och från arbetet till hemmet är inte kompensationsbar tid, oavsett om den anställde rapporterar till en fast plats eller på olika arbetsplatser.

B. Anställda som är skyldiga att resa från arbetsplats till arbetsplats under arbetsdagen kommer att få betalt för tid som ägnas åt att resa mellan arbetsplatserna. Distansarbetare eller deras arbetsledare bör kontakta sin generalist för vägledning om resor under sina arbetsdagar.

C. Resor där en anställd är borta från hemmet över natten är betald arbetstid när den sker under arbetstagarens normala arbetstid. Restiden under en anställds normala arbetstid räknas även om det är en arbetsfri dag som lördag och söndag. Restid över natten utanför arbetstagarens normala dagliga arbetstid är inte betald arbetstid. 

IX. KOMPENSATION FÖR ANDRA SPRÅK

Anställda som använder ett andra språk för att utföra sina arbetsuppgifter kan vara berättigade till ytterligare ersättning i enlighet med Andraspråkskompensationsprogram. Anställda som får en högre grundlön vid anställning för sina språkkunskaper är inte berättigade till ytterligare ersättning.

X. GUIDANDE PRINCIPER BONUSER/ICKE-KONANTA UTMERKNINGAR

Larimer County förväntar sig att alla anställda följer våra Riktlinjer i deras dagliga ansvar och i att tillhandahålla tjänster till medborgarna i Larimer County.

A. Kontantbonusar kan delas ut när en anställds agerande eller beteende exemplifierar en eller flera av de vägledande principerna. Anställda uppmuntras att göra beslutsfattaren uppmärksamma på andra anställdas agerande eller beteende så att en vägledande bonus kan övervägas. Endast en vägledande kontantbonus kan tilldelas per kalenderår, per anställd. En kontantbonus kan begäras genom att fylla i LCHR-46 Guiding Principle Cash Bonus Request Form (bilaga 3).

1. En kontantbonus upp till och inklusive beloppet $500 kan delas ut efter beslutsfattarens gottfinnande och godkännande.

2. En kontantbonus på $501-$2500 kräver inlämnande till och godkännande av Guiding Principles Committee. Efter granskning av kommittén för vägledande principer kommer begäran att skickas till länschefen för slutgiltigt godkännande.

3. En kontantbonus på $2501 och högre kräver godkännande från County Commissioners utöver de steg som beskrivs ovan.

B. Beslutsfattare uppmuntras att ta hänsyn till alla korrigerande eller negativa åtgärder som en anställd tagit emot under de senaste tolv månaderna innan de ger en anställd en vägledande bonus.

C. Arbetsledare kan begära godkännande från sin beslutsfattare för en icke-kontant bonus eller belöning för en anställd, såsom ett presentkort, när en anställd har överträffat förväntningarna på ett projekt, i utförandet av sitt jobb, eller exemplifierar en av de Countys vägledande principer genom att fylla i LCHR-9 Non-Cash Awards Bonuses Form och skicka in det till lönelistan (bilaga 4). Det maximala beloppet för en icke-kontant bonus eller utmärkelse är $500.

D. Alla kontanta och icke-kontanta bonusar eller utmärkelser kommer att beskattas på den anställdes lönecheck enligt IRS riktlinjer.

_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BCC – Samtyckesagenda – 09-05-2023)
(Signatur på originalet arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

CK/jw

DATUM: 5 september 2023

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Årlig

AVBOKNING: Personalpolicy och procedur 331.5Q; 3 januari 2023

HÄNGE:

1.  Kompenserande tidsavtal, LCHR-75
2.  Löneförskottsformulär, LCHR-13
3.  Vägledande princip för begäran om kontantbonus, LCHR-46
4.  Icke-kontant bonus eller belöningsformulär, LCHR-9 (02 / 24)
5.  Anställningsavstående, LCHR-68

REFERENSER:

A.  Fair Labor Standards Act och tillämpningsföreskrifter
B. Personalpolicy och förfarande 331.8, Korrigerande och negativa åtgärder, klagomålsförfaranden och problemlösningsprocess
C.  Bilaga A - Utsedda anställda
D.  Larimer County Pay Plan
E.  Larimer County Step Pay Plan
F. Personalpolicy och förfarande 331.6.24, Familje- och sjukledighet
G. Handbok för styrande riktlinjer, 3.8 - Ersättning och förmåner
H. Personalpolicy och förfarande 331.4, Anställningsvillkor
I.   Colorados reviderade stadga 30.2.102
J. Personalpolicy och förfarande 331.4.25, avsnitt III; Lagstiftning efterlevs (Drog- och alkoholfri arbetsplats)
K. Flexibelt bemannade tjänster