331.8 - Korrigerande och negativa åtgärder; Klagomålsförfarande; och problemlösningsprocessen

SYFTE:   Denna policy är avsedd att tillhandahålla medel för att ta itu med och lösa problem som uppstår på grund av anställdas prestationer eller beteende.

OMFATTNING:   Denna policy och procedur gäller för alla anställda (referens C) i Larimer County och anställda vid Office of District Attorney, åttonde rättsdistriktet, med undantag för anställda vid Larimer County Sheriff's Office.

ANSVAR:   Personaldirektören administrerar denna policy.

SPECIFIKA KRAV:  Ingen

REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):

• Avsnitt IV.A (tillagt)
• Avsnitt IV.B (borttaget)
• Avsnitt IV.D (borttaget)
• Avsnitt VI.C (borttaget)

POLICY OCH PROCEDUR:

I. ALLMÄN POLICY:

Denna policy och procedur tillhandahåller medel för att ta itu med och lösa problem som uppstår på grund av anställdas prestationer eller beteende. Processerna och de disciplinära åtgärderna (korrigerande åtgärder, negativa åtgärder) är icke-progressiva och kan implementeras baserat på den upplevda påverkan på affärsenheten, och kan inkludera överväganden som räckvidd, svårighetsgrad, natur, frekvens, risk, effekt, eller allmänhetens uppfattning om prestationen eller beteendet.

II. VILLKOR:

Beslutsfattare: Som det används genom hela denna policy och procedur avser "Beslutsfattare" en vald tjänsteman, tjänsteområdeschef eller avdelningschef som fattar det slutliga beslutet om en negativ åtgärd.

III. ANSTÄLLNINGSSTATUS:

A. Tillfälligt anställda: Anställda i tillfälliga tjänster förblir anställda efter ömsesidigt samtycke mellan den anställde och länet. Antingen den anställde eller länet kan avsluta anställningsförhållandet efter behag, med eller utan orsak när som helst och utan att följa någon process för problemlösning, prestationsförbättring eller negativ åtgärd. Avdelningar eller kontor bör rådgöra med en personalgeneralist före separation.

B. Reguljära och begränsade anställda (referens B):

1. Provanställning: anställda avtjänar en provanställning i enlighet med länets policy (referens A). Under prövotiden förblir anställda anställda efter ömsesidigt samtycke mellan den anställde och länet. Antingen den anställde eller länet kan avsluta anställningsförhållandet när som helst, med eller utan orsak, när som helst och utan att följa någon process för problemlösning, prestationsförbättring eller negativ åtgärd eller klagomålsprocess. Länet kan ensidigt förlänga en anställds provanställning. Om prövotiden förlängs kvarstår den anställde i provanställning till det datum som beslutsfattaren skriftligen anger.

2. Efter provanställning: när en anställd framgångsrikt genomfört provanställningen får länet inte avsluta anställningsförhållandet utan anledning.

C. Utsedda tjänstemän: Anställda i utsedda positioner som anges i länspolicyn förblir anställda efter ömsesidigt samtycke mellan den anställde och länet (referenser A och D). Antingen den utsedda tjänstemannen eller länet kan avsluta anställningsförhållandet när som helst, med eller utan orsak, när som helst och utan att följa någon process för problemlösning, prestationsförbättring eller negativ åtgärd.

D. Invalda tjänstemän: Invalda tjänstemän väljs av medborgarna i Larimer County och omfattas inte av denna policy.

IV.    PROCESSER:

Arbetsledare är ansvariga för att hantera sina anställdas prestationer och uppförande. När prestations- eller uppförandeproblem finns bör arbetsledare vidta omedelbara åtgärder för att åtgärda situationen. Följande processer kan användas för att hantera prestanda eller beteende.

A. Prestandautvärderingar används för att identifiera och diskutera prestanda, inklusive betyg som matchar nuvarande prestanda. Prestationsutvärderingar genomförs i slutet av prövotiden och på årsbasis.

B. Korrigerande åtgärder vidtas för att hjälpa anställda att korrigera arbetsprestationer och förbättra uppförande som är oförenligt med de förväntningar och standarder som fastställts av Larimer County. Korrigerande åtgärder leder inte till att den anställde förlorar eller får sänkt lön eller lönegrad. Arten av, behovet av och antalet korrigerande åtgärder kan betraktas som en faktor vid utförande av en negativ åtgärd.

C. Negativa åtgärder är allvarliga åtgärder för arbetsprestationer eller beteende som inte överensstämmer med de förväntningar och standarder som fastställts av Larimer County. Negativa åtgärder inkluderar avstängning utan lön, ofrivillig degradering eller uppsägning. Negativa åtgärder behöver inte följas i fortsättningen. En negativ åtgärd kan vidtas baserat på situationens frekvens eller svårighetsgrad.

V.    GRUND FÖR KORRIGERANDE ELLER BILLIGA ÅTGÄRDER:

Larimer County förväntar sig att alla anställda ska uppträda på ett sätt som återspeglar positivt på länets service. Anställda kan bli föremål för en korrigerande eller negativ åtgärd för prestation eller tjänstefel, inklusive men inte begränsat till de som anges nedan.

A. Otillfredsställande utförande av arbetsuppgifter;

B. Avsiktligt eller vårdslöst beteende som äventyrar säkerheten eller välbefinnandet för anställda eller allmänheten;

C. Försumlig eller avsiktlig skada eller slöseri med länets egendom eller resurser;

D. Vägran eller underlåtenhet att följa länets eller avdelningens/kontorets policy eller förfarande;

E. Vägran eller underlåtenhet att följa en laglig instruktion, förordning eller lag;

F. Olämpligt uppträdande mot länsanställda, allmänheten eller andra som gör affärer med länet, inklusive beteende under icke-arbetstid som påverkar länets verksamhet;

G. Innehav (annat än innehav som krävs för att utföra arbetsuppgifter), konsumtion, inträde för att vara påverkad av alkohol eller kontrollerade substanser, eller testning positivt för alkohol eller kontrollerade substanser, eller missbruk av ordinerad medicin, medan i en Arbetsstatus;

H. Missbruk av ledighet, oförlåtlig frånvaro, orapporterad frånvaro, försening eller frånvaro;

I. fällande dom för, erkännande till eller invändning i en invändning om nolo contendre (ingen tävling) till ett brott som påverkar den anställdes arbetsuppgifter eller är en intressekonflikt med den anställdes jobb;

J. En rimlig övertygelse om att en anställd har begått eller engagerat sig i en handling som strider mot länets intressen inklusive, men inte begränsat till, en brottslig handling;

K. Att begära eller ta emot mutor under länsarbetet;

L. Missbruk av länsmedel eller egendom;

M. Missbruk av eller obehörigt röjande av officiell eller konfidentiell information;

N. Mobbning, trakasserier och/eller diskriminering;

O. Förfalskning eller felaktig framställning som involverar eller relaterar till länets verksamhet eller intressen;

P. Underlåtenhet att erhålla eller bibehålla en nödvändig licens, certifiering eller kvalifikation;

F. En rimlig förmodan att en anställd har ägnat sig åt en laglig verksamhet utanför länets lokaler under icke-arbetstid där verksamheten är en intressekonflikt eller framstår som en intressekonflikt med den anställdes arbete eller relaterar till en bona fide kvalifikation .

VI. PRESTANDA FÖRVÄNTNINGAR (korrigerande åtgärder):

A. Att sätta prestationsförväntningar är ett avsiktligt tillvägagångssätt för att hjälpa en anställd att förbättra sin prestation eller sitt uppförande. Detta kan innefatta en verbal och/eller skriven coaching, berättelse om prestationsutvärdering och/eller korrigerande åtgärder.

B. Arbetsledare kommer att rådgöra med en personalgeneralist innan de utfärdar prestationsutvärderingar eller korrigerande åtgärder under förväntningarna till en anställd.

VII.     PROBLEMLÖSNING:

A. Informell problemlösning:

1. Om en anställd har frågor, funderingar eller invändningar mot ett arbetsrelaterat ärende, uppmuntras den anställde att omedelbart diskutera ärendet med sin närmaste chef. Den anställde kan rådfråga personalgeneralisten vid behov.

2. Arbetsledaren kommer att lyssna på medarbetarens oro och reagera på lämpligt sätt. Handledaren kommer att rådgöra med personalgeneralisten vid behov.

3. Om denna informella process inte löser problemet, har medarbetaren rätt att lämna in en formell problemlösningsbegäran.

B. Formell problemlösningsbegäran:

1. En formell problemlösningsbegäran kommer att skickas in skriftligen till beslutsfattaren eller den utsedda personen. Ingen särskild blankett krävs.

2. Den formella problemlösningsbegäran måste:

a. identifieras som en formell problemlösningsbegäran;
b. identifiera den ansökande medarbetaren;
c. beskriv specifikt problemet eller bekymmer; och
d. ange den sökta åtgärden.

3. Den formella problemlösningsbegäran ska lämnas in inom trettio kalenderdagar från den åtgärd eller beslut som gav upphov till problemlösningsbegäran eller den otillfredsställande lösningen av den informella processen.

4. Beslutsfattaren eller utsedd person kommer att konsultera och tillhandahålla en kopia av den formella problemlösningsbegäran till personaldirektören eller den utsedda.

5. Beslutsfattaren eller utsedda kommer att träffa den anställde för att diskutera den formella problemlösningsbegäran. Detta möte kommer att äga rum inom tio arbetsdagar från mottagandet av den formella problemlösningsbegäran, såvida inte en förlängning godkänns av personaldirektören eller utsedd personal. Syftet med detta möte är att beslutsfattaren eller den utsedda personen ska lyssna och samla information från den anställde angående de frågor som tas upp i den formella problemlösningsförfrågan.

6. Beslutsfattaren eller utsedda kommer att ge ett skriftligt beslut till den anställde inom tio arbetsdagar från det formella mötet med problemlösningsförfrågan. Personaldirektören eller den utsedda personalen måste godkänna det skriftliga beslutet innan det ges till den anställde. Beslutsfattaren eller den utsedda personen bör träffa den anställde för att diskutera det skriftliga beslutet.

7. Beslutsfattarens eller utsedda beslut om den formella problemlösningsbegäran är slutgiltigt.

VIII. BIVERKNINGAR:

A. Typer av negativa åtgärder:

1. avstängning: tillfällig placering av en anställd i en icke-lön, icke tjänstgörande status;

2. ofrivillig degradering: ofrivillig placering av en anställd i ett jobb med lägre lönegrad och/eller lönesats av disciplinära skäl; eller

3. uppsägning: ofrivillig separation av en anställd från länstjänst.

B. Handledaren som överväger negativ åtgärd måste utarbeta ett skriftligt meddelande för biverkningar:

1. identifiera den anställde;

2. den prestation eller det beteende som ligger till grund för den eventuella negativa åtgärden, inklusive relevanta datum, policyöverträdelser och alla nödvändiga förklaringar av affärseffekterna; och

3. tid och plats för ett obligatoriskt möte mellan beslutsfattare, personal och medarbetare.

C. Förhandsanmälan kommer att granskas av personaldirektören eller den utsedda personalen och länsåklagarmyndigheten innan det utfärdas till den anställde.

D. Förhandsbeskedet måste levereras till den anställde på ett sätt som rimligen säkerställer och fastställer att den anställde mottagits.

E. Beslutsfattaren eller företrädaren får försätta arbetstagaren på semester med lön tills ett slutgiltigt beslut fattas.

F. Vid mötet före negativ åtgärd kommer den anställde att ha möjlighet att svara på de ärenden som presenteras i meddelandet om biverkningar. Personaldirektören eller den utsedda personalen kommer att underlätta och spela in mötet.

G. På den anställdes bekostnad kan den anställde ha en advokat vid detta möte. Om den anställde ska företrädas av en advokat, måste den anställde meddela personaldirektören eller utsedd personal inom den tid som anges i det skriftliga förhandsbeskedet att de kommer att företrädas, så att länsåklagaren, eller den utsedda, kan närvara.

H. Efter mötet kommer beslutsfattaren att beakta den information som den anställde erbjuder samt all annan information som anses relevant. Beslutsfattarens slutgiltiga beslut, beslutsmeddelande, kommer att granskas av personaldirektören eller utsedd person och länsåklagaren eller utsedda företrädare innan det utfärdas till den anställde.

I. Inom rimlig tid efter mötet kommer beslutsfattaren att lämna ett skriftligt beslutsmeddelande om den negativa åtgärden. Det skriftliga beslutsmeddelandet kommer att levereras till den anställde på ett sätt som rimligen säkerställer och fastställer arbetstagarens mottagande. Det skriftliga beslutsmeddelandet ska innehålla följande:

1. En redogörelse för skälen för åtgärden, inklusive resultat om prestation och/eller uppförande, relevanta datum, policyöverträdelser, eventuell nödvändig förklaring av affärseffekterna och eventuella nödvändiga trovärdighetsbedömningar;
2. En redogörelse för vilka åtgärder som ska vidtas.
3. Ikraftträdandedatum för åtgärden;
4. Ett uttalande om att den anställde har rätt att sörja den negativa åtgärden, inklusive en specifik hänvisning till länets klagomålsförfarande nedan.
5. En kopia av denna policy.

IX. KLAGOMÅL:

S. Klagomålsförfarandet är metoden genom vilken en anställd kan begära granskning av en beslutsfattares beslut om negativa åtgärder. Granskningen av beslutet inkluderar huruvida beslutsfattaren har begått ett fel vid tillämpningen av länspolicyn, underlåtit att tillämpa denna policy, underlåtit att beakta relevanta bevis, ansett irrelevanta bevis och/eller om beslutsmeddelandet inte på ett adekvat sätt fastställer motiveringen för beslutet.

B. Klagomålet måste lämnas skriftligen till personaldirektören eller utsedd personal, generalist för personal och beslutsfattare.

1. Klagomålet måste tydligt ange:

a. grunden på vilken den anställde invänder mot beslutet om negativ åtgärd för att inkludera:

     i. Policytillämpningsfel eller misslyckande t tillämpa policy i den negativa åtgärdsprocessen eller beslutsprocessen.
    ii. Relevant bevis eller information som inte beaktades i beslutsprocessen.
   iii. Irrelevant bevis eller information som beaktades i beslutsprocessen.
   iv. I meddelandet om beslut fastställs inte motiveringen för beslutet på ett adekvat sätt.

b. arbetstagarens begärda beslut.

2. Tidsperiod för inlämning:

a. Ett klagomål måste lämnas in inom sju (7) dagar efter att den anställde mottagit det skriftliga beslutet. Om den anställde underlåter att lämna in klagomålet inom denna tidsperiod, kommer klagomålet att betraktas som olämpligt och ett frivilligt avstående från den anställdes rätt till klagomål. Inlämnandet av ett klagomål kommer inte att försena eller på annat sätt påverka ikraftträdandet av den negativa åtgärden.
b. Otidig inlämning av ett klagomål kan avstå från ett konstaterande av personaldirektören om det finns bevis på en oförutsedd händelse, ett oundvikligt hinder eller olycka som förhindrade att klagomålet lämnades in i tid.

3. Procedur:

a. Personaldirektören, eller utsedd, kommer att granska klagomålet och all ytterligare information som är tillgänglig för personaldirektören som är nödvändig för att avgöra om beslutet var baserat på ett fel eller inte stöds av bevisen, särskilt i enlighet med avsnitt IX (A). Både den anställde och beslutsfattaren måste delta i denna process, inklusive men inte begränsat till att tillhandahålla ytterligare information, svara på frågor och kommunicera med personaldirektören.
b. Personaldirektören eller den utsedda personalen kommer att utfärda ett skriftligt beslut inom rimlig tid. Det skriftliga beslutet kommer att behandla frågor som tas upp i klagomålet, fokuserat på prestation och/eller uppförande som behandlas i meddelandet om förebyggande åtgärder och beslut.

1. Om beslutet är att upphäva eller ändra beslutsfattarens åtgärd, kommer beslutet att beskriva alla åtgärder som måste vidtas för att lösa klagomålet.
2. Under inga omständigheter får personaldirektören, eller utsedd, ålägga en strängare åtgärd än den som fattas av beslutsfattaren.
3. Om beslutet ska bekräfta beslutsfattarens agerande ska beslutet meddela arbetstagaren att beslutet är slutgiltigt.

_______________________________________

Jody Shadduck-McNally
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BOCC – Samtyckesagenda – 11-14-2023)
(Signatur på originalet arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

CK/jw

DATUM: 14 november 2023

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Vartannat år i november, eller vid behov

AVBOKNING: Personalpolicy och procedur 331.8G; 16 maj 2023

KAPITAL(ER): Inga

REFERENS(ER):

A. Personalpolicy och förfarande, 331.4, Anställningsvillkor
B. Personalpolicy och förfarande, 331.2, Rekrytering, ansökningar och anställning, avsnitt VII, anställd med begränsad tid
C. Handbok för styrande policy: Policy 3.2 - Behandling av personal
D. Utsedda tjänstemän, Bilaga A