331.6.24 - Familje- och sjukledighet
Är du anställd i Larimer County? Se alla policyer som gäller dig i PowerDMS.
SYFTE: Denna policy och procedur är avsedd att hjälpa Larimer County att följa Family and Medical Leave Act (referens A)
OMFATTNING: Denna policy och procedur gäller för alla anställda (referens C) i Larimer County och anställda vid distriktsåklagarens kontor, åttonde rättsdistriktet, med undantag för valda tjänstemän.
ANSVAR: Personaldirektören administrerar denna policy.
SPECIFIKA KRAV: Ingen
REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):
- Avsnitt III, C, 3
- Avsnitt VII, A
- Avsnitt VIII
- Avsnitt IX, B
- Avsnitt X, B och C (uppdaterad 9/30/2021)
- Avsnitt XI
POLICY OCH PROCEDUR:
Länet tillhandahåller familje- och sjukledighet (FML) till anställda som uppfyller de juridiska behörighetskraven enligt federala lagar och förordningar (referens A), med undantagen som anges nedan. De allmänna bestämmelserna om användningen av FML anges i denna policy och procedur. Beslutsfattare och deras utsedda personer kommer att rådgöra med Human Resources, eftersom det finns många regler som kan hantera unika situationer som inte specifikt behandlas i denna policy.
II. BEHÖRIGHET (bilaga 7): För att vara berättigad till FML måste länsanställda:
A. Har varit anställd i länet i 12 månader eller mer (inte nödvändigtvis på varandra följande månader); OCH
B. Har arbetat 1,250 12 timmar eller mer (inklusive övertid men inte inklusive betald ledighet) inom de XNUMX månaderna omedelbart före den första dagen av den föreslagna ledigheten; OCH
C. Har ett FMLA-kvalificerande skäl för ledigheten enligt definitionen nedan.
III. FAMILJ- OCH LÄKARLEDIGHET ANVÄNDAS FÖR FÖLJANDE SYFTEN:
A. Läkarledighet:
1. En anställds "allvarliga hälsotillstånd";
B. Familjeledighet (referens D):
1. Ett "allvarligt hälsotillstånd" hos den anställdes make eller förälder;
2. Ett "allvarligt hälsotillstånd" för den anställdes barn under 18 år eller äldre om barnet är inaktiverad såsom definieras av FMLA (referens A);
3. Förälders närvaro vid barnets födelse;
4. Förälders vård av barnet efter födseln eller bindning (inom ett år efter födseln); och
5. Placering av barn hos den anställde för adoption eller fosterhem (inom ett år efter placeringen).
C. Kvalificerande militära nöd- och militärtjänstemännen:
1. Kvalificerade anställda kan vara berättigade till FML för alla "kvalificerande krav" som uppstår av det faktum att maken, sonen, dottern eller föräldern till en anställd är i täckt aktiv tjänst eller har underrättats om en förestående kallelse till aktiv tjänst i Försvarsmakten enligt definitionen av FMLA (referens A). Längden på sådan ledighet är begränsad till 12 veckor under den 12-månadersperiod som valts i länets FML-policy. Ett "kvalificerande krav" kan inkludera:
a. utplaceringar med kort varsel;
b. militära evenemang och relaterade aktiviteter;
c. barnomsorg och skolverksamhet;
d. finansiella och juridiska arrangemang;
e. rådgivning;
f. vila och återhämtning; och
g. aktiviteter efter utplaceringen.
2. Berättigade anställda som är make, son, dotter, förälder eller anhöriga till en tjänstemedlem som omfattas kan ha rätt till FML att ta hand om den omfattade tjänstemedlemmen. En tjänstemedlem som omfattas är en nuvarande medlem av de väpnade styrkorna, inklusive en medlem av nationalgardet eller reserverna, som genomgår medicinsk behandling, återhämtning eller terapi, på annat sätt är i öppenvårdsstatus eller på annat sätt finns med på den tillfälliga funktionshindrade pensionärslistan, för en allvarlig skada eller sjukdom. För en nuvarande tjänstemedlem är en allvarlig skada eller sjukdom en skada som åsamkats av en tjänstemedlem i tjänsten i aktiv tjänst, vilket kan göra tjänstemedlemmen medicinskt olämplig att utföra uppgifterna för sitt ämbete, lönegrad, rang eller betyg. . Till allvarlig skada eller sjukdom räknas även skador eller sjukdomar som förelegat före tjänstemannens aktiva tjänstgöring och som förvärrats av tjänstgöring i tjänst i aktiv tjänst. Sådan skada eller sjukdom måste göra tjänstemedlemmen medicinskt olämplig att utföra uppgifterna i medlemmens ämbete, klass, rang eller betyg. Längden på sådan ledighet, i kombination med annan FML-kvalificerande ledighet, är begränsad till 26 veckor under 12-månadersperioden mätt framåt från semesterdagen.
3. Berättigade anställda, som är make, son, dotter, förälder eller anhöriga till en täckt veteran, kan ha rätt till FML att ta hand om en täckt veteran. En skyddad veteran är en veteran som skrivs ut under andra förhållanden än hedervärda inom femårsperioden innan den anställde första gången tar semester för att ta hand om den veteran som genomgår medicinsk behandling, återhämtning eller terapi för en allvarlig skada eller sjukdom.
För en veteran är en allvarlig skada eller sjukdom en som ådragits veteranen i tjänsten vid aktiv tjänst i Försvarsmakten eller som fanns före veteranens aktiva tjänst och förvärrades av tjänstgöring i tjänsten i aktiv tjänst .
Längden på sådan ledighet, i kombination med annan familjemedicinsk ledighet, är begränsad till 26 veckor under den 12-månadersperiod som valts i länets FML-policy.
IV. DEFINITION AV ETT "ALLVARLIGT HÄLSOTILLSTÅND":
S. Ett allvarligt hälsotillstånd är en sjukdom, skada, funktionsnedsättning eller fysiskt eller psykiskt tillstånd som innebär antingen en övernattning på en sjukvårdsinrättning eller fortsatt behandling av en vårdgivare för ett tillstånd som antingen hindrar den anställde från att utföra funktioner i den anställdes arbete, eller hindrar en kvalificerad familjemedlem från att delta i skolan eller andra dagliga aktiviteter.
B. En allvarlig skada eller sjukdom enligt tidigare definition under Militär och/eller Veterans vårdgivare lämnar.
V. UNDANTAG FRÅN DEFINITIONEN AV ALLVARLIGT HÄLSOTILLSTÅND:
A. Frivilliga eller kosmetiska behandlingar som inte är medicinskt nödvändiga om inte sjukhusvård krävs.
B. Rutinmässiga förebyggande fysiska undersökningar.
VI. DEFINITION AV FORTSATT BEHANDLING AV EN SJUKVÅRDARE:
A. Under vissa villkor kan kravet på fortsatt behandling uppfyllas av en period av oförmåga på mer än tre på varandra följande hela kalenderdagar kombinerat med minst två besök hos en vårdgivare eller ett besök och en behandlingsregim för fortsatt behandling, eller oförmåga. på grund av graviditet, eller oförmåga på grund av ett kroniskt tillstånd. Andra tillstånd kan uppfylla definitionen av fortsatt behandling.
S. En anställd måste tillhandahålla tillräcklig information för att stödja behovet av FML, vilket kan innehålla ett ifyllt certifieringsformulär. Se bilaga 8 för FML-processer och -procedurer.
B. För sjukledighet kommer den anställdes vårdgivare att krävas att intyga det medicinska behovet av ledigheten för den anställde eller nödvändigheten av ledighet för att vårda en familjemedlem och/eller behovet av periodisk ledighet eller reducerat arbetsschema. För andra FML kommer den anställde att behöva lämna in lämplig dokumentation för att fastställa behovet av FML, såsom certifieringsformulären som identifierats ovan (bilaga 2, 3, 4, 5 och 6).
C. Personal kan kontakta den anställdes vårdgivare för förtydligande eller autentisering av medicinsk information, om det behövs. Ett andra läkarutlåtande kan krävas på länets bekostnad. Dokumentation som bekräftar familjeförhållande, adoption eller fosterhem kan också krävas.
D. Om arbetstagarens behov av FML varar längre än ett enstaka semesterår kommer länet att kräva att den anställde lämnar ett nytt läkarintyg varje nytt FML-ledighetsår.
VIII. OBLIGATORISK ANVÄNDNING AV FML OCH SAMORDNING MED ANDRA LEDELSER:
A. Obligatorisk användning av FML: Alla anställda som är frånvarande från arbetet av någon anledning måste begära en lämplig form av ledighet. En anställd måste ge tillräcklig information till sin närmaste chef så att arbetsledaren kan bestämma lämplig form av ledighet. Om den begärda ledigheten är FML-kvalificerande ska den anställdes ledighet betecknas som FML, utöver annan tillämplig ledighet som Sjukledighet, Semesterledighet, Semesterledighet eller Sjukledighet utan lön (SLWOP) (referens B). Se bilaga 8 för FML-processer och -procedurer.
B. Användning av intjänad betald ledighet:
1. Anställda kan välja att använda intjänad ledighet under FML. De ska använda sjukskrivningen först tills den är slut. Efter att sjukskrivningen är slut kan den anställde använda andra lämpliga former av betald ledighet efter eget val. Begäran om att använda semesterledighet för sjukfrånvaro när den anställdes sjukfrånvaro inte är uttömd ska granskas och skriftligen understödjas av personaldirektören eller utsedd personal. Om en anställd väljer att ta FML obetald, måste de använda tillräckligt med intjänad ledighet varje löneperiod för att täcka kostnaden för eventuella förmånsregistreringar, utmätningar eller andra lämpliga avdrag. Anställda är inte skyldiga att förbruka intjänad ledighet innan de använder Sick Leave Without Pay (SLWOP).
2. En beslutsfattare kan välja bort avsnittet ovan angående frivilligt utnyttjande av betald ledighet. För att kunna välja bort måste en beslutsfattare anta en intern policy som tar upp skälen till den obligatoriska användningen av intjänad betald ledighet och det sätt på vilket den interna policyn kommer att användas. En beslutsfattare måste rådgöra med personaldirektören, eller utsedd, som en del av denna interna policyutvecklingsprocess.
C. Om en anställd väljer att inte använda betald ledighet under FML eller har förbrukat sin betalda ledighet innan ledigheten slutar, kommer ledighet att markeras som Sjukledig utan lön (SLWOP) på sin tidrapport.
IX. TILLGÄNGLIGT LEVERINGSMÄNGD:
A. Berättigade anställda har rätt att ta upp till 12 arbetsveckor av FML inom en 12-månadersperiod, beroende på orsaken till ledigheten. Anställda som begär ledighet under en enda 12-månadersperiod för att ta hand om en tjänsteman med allvarlig skada eller sjukdom har rätt att ta ut upp till 26 arbetsveckor av FML (militär vårdledighet).
En rullande 12-månaderscykel mätt bakåt används för att bestämma vilken mängd FML som är tillgänglig för en anställd.
B. Gifta anställda som båda är anställda av länet som tar semester för ett barns födelse, placering av ett barn genom adoption eller för fosterhem eller för att ta hand om en anställds förälder med ett allvarligt hälsotillstånd begränsas enligt FMLA till en sammanlagd summa 12 veckors ledighet. Om någon av eller båda de anställda behöver ta extra ledighet för sitt eget allvarliga hälsotillstånd eller för att ta hand om sin make eller barn, kan de ta ytterligare ledighet enligt FMLA, förutsatt att de har kvarvarande FML-saldo.
C. Anställda kan ta ledigt i ett block av tid eller på en intermittent basis som dokumenterats i läkarintyget.
A. Försäkringsförmåner:
1. Länet fortsätter att betala de försäkringspremier som det normalt betalar, om några, för den anställde på FML.
2. Den anställde ska fortsätta att betala de försäkringspremier som de normalt betalar, om sådana finns, medan han är på FML.
3. Den anställde kan välja att säga upp försäkringen för att eliminera betalning av premier under ledighet; dock måste den anställde meddela personalavdelningen innan betalningarna upphör.
4. Om premier inte betalas, upphör skyddet och den anställde kan vara ansvarig för eventuella sjukvårdskostnader.
B. Medan de är på FML kommer anställda att fortsätta att samla in sjuk- och semesterledighet med samma intjänandegrad om de är i betald status under minst hälften av någon löneperiod.
C. Anställda kommer att få semesterledighet för alla länsobservade helgdagar som inträffar medan den anställde är på FML om de är i betald status under minst hälften av någon löneperiod.
D. Anställda kommer att få ovillkorliga löneökningar under FML.
S. För anställda som återvänder från FML på grund av sitt eget allvarliga hälsotillstånd, måste ett meddelande om återgång till arbetet från den anställdes vårdgivare lämnas till personalledighetsspecialisten innan den anställde återgår till arbetet. Dessutom kan en anställd åläggas att tillhandahålla behörighet för tjänstgöringsintyg innan han återgår till arbetet. Underlåtenhet att tillhandahålla dessa dokument kan leda till en försening av den anställdes återgång till arbetet.
B. När en anställd återvänder från FML ska han/hon återställas till samma arbete eller motsvarande arbete.
C. Om en anställd har uttömt sin tillgängliga FML och inte kan återgå till arbetet, måste den anställde begära godkännande av ytterligare ledighet från beslutsfattaren eller utsedd person (referens B).
D. "Nyckelanställda" får inte återställas till sin position om det skulle orsaka betydande och allvarlig ekonomisk skada för länet.
1. En "nyckelanställd" är bland de högst betalda tio procenten av alla anställda som är anställda av Larimer County. Om den anställde anses vara en "nyckelanställd" i länet, kommer detta att anges på FML:s meddelande om behörighet och rättigheter och skyldigheter (bilaga 1).
2. Återställande av "nyckelanställda" kommer att bedömas från fall till fall av Human Resources.
FML medicinsk information är konfidentiell och lagras separat från annan personalinformation.
S. FMLA gör det olagligt för Larimer County att:
1. Ingripa, begränsa eller förneka utövandet av någon rättighet enligt FMLA.
2. Avvisa eller diskriminera någon person för att ha motsatt sig någon praxis som gjorts olaglig av FMLA eller för inblandning i något förfarande enligt eller relaterat till FMLA.
B. En anställd kan lämna in ett klagomål till US Department of Labor eller kan väcka en privat stämningsansökan mot Larimer County.
C. FMLA påverkar inte någon federal eller statlig lag som förbjuder diskriminering, eller ersätter någon statlig eller lokal lag eller kollektivavtal som ger större rättigheter för familje- eller sjukledighet.
_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BOCC – Samtyckesagenda – 02-07-2023)
(Signatur på originalet arkiverat i Records Management)
Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)
CK/vl
DATUM: Februari 7, 2023
EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt
GRANSKA SCHEMA: Vart tredje år i januari, eller vid behov
ANNULLERING: Personalpolicy och förfarande 331.6.24I; 26 oktober 2021
HÄNGE:
REFERENSER:
A. Familje- och sjukledighetslagen
B. Personalpolicy och förfarande 331.6, förmåner
C. Handbok för styrande riktlinjer; 3.2 – Behandling av personal
D. Colorado Family Care Act (CO HB 13-1222)
Personalavdelningen
TIMMAR: Måndag - fredag, 8:00-4:30
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
PO Box 1190, Fort Collins, CO 80522
TELEFON: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
Mejla personal
Team för e-postförmåner
