331.2 - Rekrytering, ansökningar och anställning

OMFATTNING:  Denna policy och procedur gäller alla anställda i Larimer County och anställda vid Office of District Attorney, Eightth Judicial District (referens F), med undantag för anställda vid Larimer County Sheriff's Office i enlighet med Larimer County Policy BCC P# 15A ( referens E).

ANSVAR:  Personaldirektören administrerar denna policy.

REVISIONSLOCATOR:

1. Referens H (lagt till)
2. Avsnitt III
3. Avsnitt V
4. Mindre städning genom hela policyn för att återspegla aktuell praxis eller terminologi

POLICY OCH PROCEDUR:

I. ALLMÄN POLICY: 
Anställda anställs och avanceras genom öppen konkurrens baserat på kvalifikationer och potential för kvalitetsarbete och övergripande passform mellan jobb och person. För att hjälpa till att uppnå icke-diskriminerande rekrytering och anställning följer länet alla tillämpliga lagar om lika möjligheter (Equal Employment Opportunity, EEO) (referens B) och dess EEO-policy (referens A).
 

II. ARBETSANSÖKAN: 
Sökande måste fylla i ett online-ansökningsformulär för länet och all annan nödvändig dokumentation senast det sista datum och tid som anges på varje ledig tjänst. Sökande kan inkludera ett CV eller annan relevant information tillsammans med länsansökan. En sökande ska lämna in en ansökan för varje tjänst som han eller hon önskar beaktas. Endast ansökningar som skickas in via länets onlinetjänstsystem är berättigade till prövning om inte annat godkänts av personaldirektören. Ansökningar tas emot för aktuella lediga tjänster, utöver tjänster med löpande behörighetslistor.
 

III. ANSTÄLLNINGAR: 

S. Lediga tjänster läggs upp på länskarriärsidan av personalavdelningen. Tjänster kan anges som antingen externa eller interna möjligheter. Om det godkänns skriftligen av personaldirektören eller den utsedda personalen (bilaga 4), får ett vikariat som varar mindre än sex månader inte tillsättas eller annonseras.

B. Länsannonser kommer att innehålla ett uttalande om att Larimer County är en Equal Employment Opportunity (EEO)-arbetsgivare
     (referens B).

C. Externa jobbannonser annonseras på länskarriärsidan under minst åtta dagar.

D. Interna platsannonser annonseras på länskarriärsidan under minst fyra dagar.

E. Alla annonserings-/mediakostnader står för anställningsavdelningen eller kontoret.

F. Flexibla befattningar behöver inte utstationeras (Flex personal jobb lista)

IV. SCREENING ANSTÄLLNINGSANSÖKNINGAR: 

A. Länspersonalavdelningen behåller alla ansökningar om anställning. Screening kan utföras av Human Resources eller rekryteringsavdelningen/kontoret. Alla ansökningar måste granskas på grundval av de jobbrelaterade kunskaper, färdigheter och förmågor som indikerar störst potential för kvalitetsarbete. Alla kandidater måste screenas och intervjuas på samma sätt med samma kärnfrågor.

B. Ansökningar granskas först av personalavdelningen med avseende på minsta kvalifikationer. Sökande som inte uppfyller de lägsta anställningskvalifikationerna elimineras. De sökande som uppfyller minimikraven granskas sedan utifrån de bästa kvalificerade när det gäller jobbrelaterade kriterier.

C. Efter att genomgången är klar kommer rekryteringsavdelningens kontor att välja de bästa kandidaterna för intervju.

D. Om det inte finns tillräckligt med kvalificerade sökande kan rekryteringschefen välja att omplacera tjänsten tills ett tillräckligt antal kvalificerade sökande har erhållits.

E. Anställningschefen gör det slutliga urvalet för anställning och meddelar personalavdelningen

F. Anställningsansvariga måste meddela alla kandidater om statusen för deras ansökan inom 15 dagar efter ansökningsdatumet.

G. Anställning av närstående personer: En person som är närstående genom äktenskap, inklusive svärförhållande, blodsförhållande eller genom adoption, kommer inte:

• delta i alla beslut att anställa, behålla, främja, disciplinera
• bestämma lönen
• påverka anställningsstatus eller ersättning

av den personen. Beslutsfattaren kommer att omorganisera arbetsflödet, rapporteringsstrukturer etc. med godkännande från personaldirektören eller utsedd personal.

Anställande chefer kommer inte att ge konkurrensfördelar till närstående personer till en anställd.

V. OMBORDNING:

När kandidaten väl är ombord lagras alla erbjudandebrev, anställningsansökningar och nyanställningspapper online under lämplig lagringsperiod av Human Resources (referens G). Alla intervju- och anställningsdokument kommer att skickas till personalkontoret för lagring under lämplig lagringsperiod. Dokument som skickas till Human Resources måste ha inlämningsformuläret för intervjupaket (referens H) som försättsblad.

Om en anställd från en länsavdelning eller ett kontor anställs av en annan, tar anställningsavdelningen eller kontoret över all ledighetstid och alla andra tillämpliga förmåner som den överförda anställde har förvärvat. För kompensationsfrågor angående överföringen, hänvisa till kompensationspolicyn (Larimer County Personalpolicy 331.5). Anställande chefer som granskar en nuvarande eller tidigare länsanställd kan granska personalakten genom att kontakta personalavdelningen.
 

VI. IMMIGRATIONSREFORM OCH KONTROLLÖVERENSSTÄMMELSE: 

S. Nyanställda måste uppvisa bevis på att de är behöriga för anställning som fastställts av Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (referens C) och måste fylla i lämpliga delar av formulär I-9 (bilaga 2). I-9 måste slutföras inom den tidsram som krävs av USCIS.

B. Varje avdelning eller kontor kommer att utse en anställd för att fylla i arbetsgivardelen av formulär I-9 (bilaga 2) elektroniskt i Onboarding. Fotokopian av den anställdes behörighetsdokumentation måste laddas upp till Onboarding. Eventuella problem som kan finnas med den anställdes dokumentation måste lösas inom den tidsram som krävs av USCIS.

C. I händelse av att en ny anställd har svårt att ta fram den nödvändiga dokumentationen inom tre arbetsdagar, kommer beslutsfattaren eller den utsedda att kontakta en personalgeneralist omedelbart. Om den anställde inte kan ta fram erforderliga handlingar inom erforderlig tidsram, får den anställde inte utföra ytterligare arbete för länet förrän den anställde har möjlighet att visa erforderliga handlingar.

D. Anställningsavdelningar eller kontor kommer inte att behålla original eller dubbletter av I-9-formulären och styrkande dokument. Personalavdelningen kommer att behålla I-9:orna och fotokopiorna av den anställdes behörighetsdokumentation i separata filer. Dessa filer kommer att hållas konfidentiella och användas endast i syfte att följa tillämplig lag.
 

VII. BEGRÄNSAD ANSTÄLLD:

S. Jobbannonser för en befattning med begränsad tid måste innehålla "Begränsad tid."

B. Sökande som intervjuas för befattningar med begränsad tid kommer att informeras av anställningsavdelningen om befattningens karaktär av begränsad tid. De personer som anställs i en anställning med begränsad sikt måste underteckna bekräftelseformuläret (bilaga 1).
 

VIII. BAKGRUNDSKONTROLLER: 

A. Bakgrundskontroller är skräddarsydda för befattningens uppgifter. Anställande chefer kommer att samråda med personalavdelningen för att avgöra omfattningen av en bakgrundskontroll.

Om informationen som tas emot i en bakgrundskontroll resulterar i planer på att avbryta övervägandet av en sökande eller planerar att vidta disciplinära åtgärder mot en nuvarande anställd, kommer rekryteringsteamet att rådgöra med en personalgeneralist om lämplig process.

B. Bakgrundskontroller kan utföras internt eller genom en konsumentrapporteringsbyrå (tredjepartsleverantör). Kontroller som utförs av en konsumentrapporteringsbyrå måste följa Fair Credit Report Act (FCRA) (referens D). Avdelningar eller kontor som utför bakgrundskontroller utanför en konsumentrapporteringsbyrå bör meddela personalavdelningen om bakgrundskontrollen och anledningen till den.

Utforskning eller användning av en sökandes konto i sociala medier eller internetsökningar kan vara en form av bakgrundskontroll. Innan man utför denna typ av bakgrundskontroll måste anställningschefer diskutera det med sin personalgeneralist. Avdelningar eller kontor kan inte kräva att en kandidat ger dem tillgång till kandidaternas konto(n) på sociala medier.

C. Consumer Reporting Agency Bakgrundskontroller enligt Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. Sökande till anställning och nuvarande anställda måste underteckna FCRA Disclosure & Authorization-formuläret för att länet ska få en bakgrundskontroll från en konsumentrapporteringsbyrå.

2. Länet är lagligt skyldigt att svara på sökandes och anställdas förfrågningar om en bakgrundskontroll av en konsumentrapporteringsbyrå inom fem (5) dagar efter mottagandet av förfrågan.

D. Verifiering av den sökandes tidigare erfarenhet, utbildning och referenser: 

1. Innan ett erbjudande om anställning lämnas till en sökande kan anställningschefen kontrollera den erfarenhet och utbildning som sökanden hävdar. Den rekryterande chefen kan också kontakta personliga eller professionella referenser för den sökande under denna tid. Vilken som helst av dessa verifikationer kan göras via Human Resources Applicant Tracking-systemet eller genom leverantören av bakgrundskontroller som valts av Human Resources.

E. Medicinsk information:

1. Medicinsk information får begäras först efter att ett villkorat erbjudande om anställning lämnats till en sökande, eller efter att den sökande uttryckt behov av skälig anpassning. Den information som efterfrågas måste vara relevant för den sökandes förmåga att utföra de väsentliga funktionerna i arbetet och vara förenlig med affärsmässiga behov. Om sökanden begär ett rimligt boende, bör anställningschefen kontakta Human Resources Inclusion Administrator.

2. Medicinsk information som erhållits om en sökande kommer att hållas åtskild från andra register och kommer att hållas konfidentiell.

F. Drogtester:

1. Förutom de jobb som anges i avsnitt (F)(3) nedan, kommer alla sökande att behöva genomgå en läkemedelsscreening efter erbjudandet före anställningen. Alla erbjudanden om anställning är villkorade av ett tillfredsställande testresultat. Det villkorade erbjudandet om anställning ska dras tillbaka för varje sökande som testar Icke-negativ eller positiv i enlighet med Personalpolicy 331.4.25, avsnitt III, Drog- och alkoholfri arbetsplats (referens A).

2. Sökande som vägrar eller misslyckas med att testa på det ursprungligen planerade datumet kommer inte att övervägas ytterligare för anställning, utom om de godkänts av personaldirektören eller utsedd personal.

3. Följande tillfälliga jobb är inte föremål för drogtestning före anställning:

a. Board of Equalization (BOE) kontaktinformation förvaltning
b. Senior Tax Work-off tjänster
c. Individer återanställdes inom 90 dagar efter separation
d. Valjobb kommer att granskas årligen eller vid behov av personaldirektören eller den utsedda
e. Övriga jobb som godkänts av personaldirektören i samråd med Risk Manager.

4. Lediga jobb för jobb som kräver drogtester kommer att innehålla ett uttalande i platsannonsen att ett drogtest krävs.

IX. SIGN PÅ BONUSAR:

Anställande chefer kan erbjuda inloggningsbonusar till kandidater för svårfyllda eller andra speciella omständigheter när de godkänns av länschefen. Anställande chefer som vill erbjuda en sådan bonus bör först inhämta godkännande av sin beslutsfattare och sedan rådgöra med en personalchef innan de skickar in begäran till länschefen (bilaga 3).

____________________________
John Kefalas
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BCC – Samtyckesagenda – 03-16-2021)
(Signatur på originalet arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

CK/vl

DATUM: 16 mars 2021

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Årligen eller efter behov

AVBOKNING: Personalpolicy och procedur 331.2G; 15 december 2020

KAPITAL(ER):

1.  Anställningsbekräftelseformulär för begränsad tid – LCHR-84 (06/20)
2.  Verifiering av anställningsbehörighet – formulär I-9 (08 / 23)
3.  Icke-kontantbonus eller belöningsformulär - LCHR-9 (02/24)
4.  Avstående från tillfällig utstationering, LCHR-69

REFERENS(ER):

A. Personalpolicy och förfarande 331.4.25, Lagstiftning efterlevs
B.  Equal Employment Opportunity (EEO) lagar
C.  Immigration Reform and Control Act från 1986
D.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Larimer County Policy BCC P# 15A; Sheriffens avdelnings personalpolicy
F.  Styrande policy: Policy 3.2 - Behandling av personal
G. Administrativ policy och procedur 351.4/Record Retention Program
H. Anställande chefer Inlämningsformulär för intervjupaket