Handledare vägledning

Arbetsledare har många alternativ för flexibla scheman för personalen. För det första kan arbetsledare tillåta alternativa scheman, som att låta anställda arbeta fyra tiotimmarsdagar istället för de traditionella fem åttatimmarsdagarna. Vänligen prata med din HR generalist för detaljer om hur man på lämpligt sätt implementerar dessa scheman.

Arbetsledare kan också tillåta anställda att flexa sin tid på ett sätt som utför den anställdes jobb, men ger också den anställde flexibilitet när det gäller att uppfylla familje- eller andra personliga skyldigheter. En arbetsledare kan ställa in "kärntimmar" som deras anställda förväntas arbeta aktivt, men kan flexa sin tid utanför det. Till exempel anger en handledare 10-3 som kärntimmar. All personal är då skyldig att vara närvarande under dessa timmar. Sedan kan anställd A arbeta 6:30-3:8 med en halvtimme till lunch. Anställd B får arbeta 30-5 med en halvtimme till lunch. Anställd C får arbeta 10-6 med en halvtimme till lunch.

En arbetsledare kan också tillåta anställda att arbeta olika antal timmar på olika dagar och rapportera dem i enlighet med deras tidrapport per länspolicy. Så, till exempel, kan en anställd arbeta 6-4 måndagar, onsdagar och fredagar och 30-8 tisdagar och torsdagar.

Vilket av dessa scheman som är bäst i en given omständighet beror på avdelningens behov, medarbetarens jobb och medarbetarens behov. Varje arbetsledare bör bedöma sina verksamhetsbehov för täckning, tillgänglighet för kunder och påverkan på annan personal vid beviljande av ett alternativt schema.

Om ett stort antal anställda på en avdelning eller arbetsgrupp skulle vilja eller behöva alternativa scheman, bör arbetsledaren eller beslutsfattare få information om varje förfrågan, dialog med anställda och avgöra vad som är bäst för avdelningens affärsbehov. Kommunikationen med personalen kommer att vara nyckeln.

Medarbetaransvar   

Anställda måste först diskutera ett alternativt/flexibelt schema med sin chef och/eller beslutsfattare och få deras godkännande. Om anställda efterfrågar ett flexibelt schema för familje- eller personliga skyldigheter, bör de anställda vara tydliga med dessa skyldigheter. När ett flexibelt schema har kommit överens om mellan den anställde och dennes chef och/eller beslutsfattaren, måste en anställd kommunicera sitt nya schema till sina teammedlemmar genom att tydligt uppdatera sin Google-kalender med sina arbetstider och distansarbetsdagar (om nödvändigt) antecknas i sin kalender, eller på annat sätt som bestäms av sin handledare. 

Länet har användbara resurser och utbildning för arbetsledare som hanterar distansanställda. För utbildningsresurser, se utbildningsavsnittet i detta program. Learning Management-systemet har videor om detta ämne från LinkedIn Learning. Det finns också tekniska verktyg som kan hjälpa till med kommunikation. Arbetsledare kan använda Zooms chattfunktion för att ha en konversation fram och tillbaka med en fjärranställd. Avdelningar och kontor kan ha andra verktyg tillgängliga för sin arbetsgrupp som skulle kunna användas och uppmuntras att arbeta med länets IT-personal för att utforska lämpliga alternativ.  

När du har möten med mer än en person kan arbetsledare ställa in videomöten med Zoom. Detta gör att teammedlemmar kan se varandra, så det är mer som att ha alla i ett rum för ett möte. Detta kan hjälpa fjärranställda att känna sig inkluderade, särskilt när avdelningar uppmuntrar användningen av kameror för möten.

Att använda verktyg som Trello eller Jira för att spåra anställdas projekt och mål kan vara till hjälp. Anställd och arbetsledare kan både titta på styrelsen samtidigt och diskutera pågående arbete. De kan också placera objekt i att göra-listor, ta bort dem eller flytta till ett "gjort" område. Team kan också använda detta för att spåra vilka objekt enskilda teammedlemmar är ansvariga för.  

Samarbete genom Googles dokument och ark kan också vara till hjälp för chefer och anställda, eller för team. Dessa tillåter flera individer att titta på samma dokument samtidigt och att se förändringar och uppdateringar i realtid. Medarbetarna kan också spåra vem som kommer med vilka förslag. 

Tydlig, kontinuerlig kommunikation med distansarbetare är avgörande. Det är viktigt att ha regelbundna incheckningar med denna personal så att de inte känner sig isolerade eller utanför. Om det finns prestationsproblem är det viktigt för handledare att ta itu med dessa snabbt och direkt. Om problem inte åtgärdas omedelbart kan de snabbt bli större problem. Det är inte heller rättvist mot anställda att inte veta att det kan finnas problem med deras prestation.

Arbetsledare som behöver hjälp med att hantera distansarbetare kan kontakta sina HR generalist för hjälp när som helst.