Utrustning och virtuella verktyg

Larimer County kommer att förse anställda som är godkända för distansarbete, både obligatoriskt och frivilligt, med en bärbar dator, dockningsstation, bildskärm, tangentbord och mus. Om standardenheterna inte uppfyller fjärrarbetarens behov är de ansvariga för att köpa andra enheter.

Anställda kan använda det virtuella privata nätverket (VPN) för att komma åt resurser på länets nätverk, endast på en dator som utfärdats av länet. Länet tillhandahåller den bärbara datorn för att säkerställa att länets standarder för säkerhet och teknik uppfylls. 

Anställda kan använda sin hemdator för att komma åt länets nätverksresurser genom att använda Virtual Desktop Infrastructure (VDI). En hemdator med internetuppkoppling kan också användas för att komma direkt åt länets molnbaserade tjänster. Dessa tjänster inkluderar Google Suite med produkter eller andra Software as a Service-applikationer som kan nås med OKTA-autentiseringsportalen.

Anställda, både frivilligt och obligatoriskt distansarbete, kommer att ansvara för att köpa sin egen: skrivare (IT rekommenderar duplexlaserskrivare som stöder laglig pappersstorlek för betydande utskrifter - HP, Lexmark, Brother, Canon), webbkameror, headset och duplex skrivbordsdokument skannrar (enheter som stöder TWAIN, Kofax eller ISIS). 

Remote kontorsmöbler är unika för medarbetaren. Varje anställds hem, krav på möbler (utrymme och design) och ergonomi kommer att göra köpet av dessa föremål unikt. Om anställda har frågor om ergonomiska möbler, vänligen kontakta Säkerhetskoordinator för riskhantering.

Anställda kommer att ansvara för att köpa sitt eget skrivbord, stol (Köpguide för stolar), monitorstativ, fotstöd och annan utrustning som behövs för distansarbete.  

Faciliteter har gett några rekommendationer för fjärrarbete Möbelalternativ. Anställda kan söka efter dessa varor och köpa självständigt.

Anställda kan kvalificera sig för Anslutningsbidrag eller kan arbeta med sin avdelning för att avgöra om en enhet som utfärdats av länet är mer lämplig. Anställda kan läsa policyn för trådlös anslutning för mer information. Connectivity Allowance, tidigare känd som Wireless Device Allowance, ger berättigade anställda ett ersättning för trådlösa enheter och ett internettillägg. Anställda som måste använda en trådlös enhet i länet för sina arbetsuppgifter, eller anställda som identifierats som obligatoriska distansarbetare kan vara berättigade till ett bidrag.

Båda kategorierna av distansarbetande anställda, frivilliga och obligatoriska, oavsett bidraget, och om den anställde inte har en enhet utfärdad av länet, ansvarar för att köpa sitt eget hem eller mobiltelefon (inklusive tjänsten) och internettjänst (inklusive eventuell tillhörande utrustning för internettjänst och användning såsom modem, trådlösa routrar eller trådlösa räckviddsförlängare och/eller mesh-nätverksutrustning).

En arbetsledare kan godkänna en anställd att använda kontorsförnödenheter från länet hemma. Exempel på förbrukningsartiklar inkluderar: pennor/pennor, skrivblock, klisterlappar, pappers-/pärmklämmor, pärmar, mappar och papper. Den anställde som arbetar på distans förväntas hålla sin chef informerad när de tar förnödenheter från kontoret för användning under distansarbete.

Anställda kommer att ansvara för att köpa sin egen skrivarbläck, såvida det inte finns unika situationer där en anställd måste skriva ut för att kunna utföra sitt arbete. Den anställde bör samarbeta med sin arbetsledare angående behov av distansarbete för utskrift.

Länet inser att arbete på distans kräver ytterligare teknik, utrustning och möbler. Vi hoppas kunna lätta bördan för obligatoriska distansarbetare, anställda som måste distansarbeta under en del av eller alla sina schemalagda timmar.

Obligatoriskt distansarbete anställda är berättigade till ett initialt stipendium på $1,200 500 efter godkännande för distansarbete, och varje år efter ett stipendium på $XNUMX. Syftet med stipendiet är att ge obligatoriska distansarbetare ekonomiskt stöd för att köpa teknik, utrustning och möbler som uppfyller deras behov av distansarbete.

Stipendiebeloppet kommer att betalas via lönelistan med lämplig skatt. Länet kommer inte att kräva kvitton eller dokumentation för användningen av stipendiet.

Länet förser alla anställda med vanliga mötes- och kommunikationsverktyg samt verktyg för e-signatur:

• gmail
• Zoom
• Dokumentskanningsappar för mobiltelefoner (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Anställda kan också använda andra videokonferensverktyg baserade på de leverantörer som den anställde arbetar med, såsom WebEx, GoToMeeting och Microsoft Teams, medan det är lämpligt att använda dessa verktyg, stöd ges inte för dessa verktyg.

Länets nuvarande telefonsystem, Zoom, tillåter användning av telefonsystemet på distans. Anställda kan vidarebefordra sin länsanknytning till en mobiltelefon (eller hem) så att alla samtal kan omdirigeras direkt till de anställda. För ytterligare information om mobiltelefonanvändning för länsföretag se Policy för trådlös kommunikation.

Avdelningar eller kontor över hela länet har olika system som kräver åtkomst. Tillgången till de unika systemen måste ses över med din chef och IT för att säkerställa lämplig åtkomst när du arbetar på distans. Anställda kommer att uppmanas som en del av sin ansökan att identifiera eventuella unika system som de använder regelbundet i arbetssyfte för att säkerställa säker åtkomst kan tillhandahållas.

Information om E-signatur

Länet stödjer e-signaturer för dokument, anställda kan hänvisa till e-signaturpolicyn/proceduren för att förstå vilka dokument som kan ha e-signaturer och hur e-signaturerna kan användas.

Smakämnen Signaturmyndighetens policy etablerar signaturgodkännandenivåer för länsavdelningar och ger referens för korsutbildning och utbildning av ny personal: (Kommer att uppdateras snart igen - 100.2P)

Länet har ett Enterprise DocuSign-konto tillgängligt för användare som har behov av att regelbundet skapa dokument som kräver formella tvåpartssignaturer såsom kontrakt, avtal och arbetsdeklarationer. Tillgång till DocuSign är tillgänglig via Service Desk som en del av vår katalog med valfri programvara eller via JSM Service Portal och kräver avdelningsgodkännande på grund av användningsavgifter. Standardmallar finns i DocuSign för vanliga arbetsflöden som styrelse- eller länschefsgodkännanden med stämplar för länsåklagarstämpel.  

DocuSign ska användas för kontrakt som lämnas till länschefen eller länsstyrelsen för godkännande och rekommenderas för eventuella kontrakt eller avtal med externa parter. För internt elektroniskt godkännande eller enkla elektroniska PDF-signaturer kan du också använda Adobe Pro. För interna formulär är det mer kostnadseffektivt att konvertera dem till LogiForms. Avdelningar kan arbeta med IT för att skapa LogiForms för interna formulär och arbetsflöden för att spåra autentiserade anställdas godkännanden.