NAMNSÄNDRING OCH/ELLER ÄKTENSKAPLIGT TILLSTÅND
När en anställd byter namn MÅSTE de först byta namn hos socialförsäkringsmyndigheten (Social Security Administration) så att deras inkomster fortsätter att rapporteras korrekt. För att undvika en avvisad direktinsättning måste anställda också uppdatera sitt namn hos alla banker som är kopplade till deras direktinsättningskonton i Storbritannien. De flesta banker kräver också en uppdaterad form av identifikation för att kunna uppdatera kontonamnet.
När ändringen har gjorts med SSA och den anställdes bank(er) kan de anställda ange sin namnändringsinformation direkt i UKG för att initiera namnändringsprocessen med IT och HR.
- Gå till menyfliken "Mig själv", under "Personligt", klicka på "Namn, adress och telefon".
- Klicka på ikonen "redigera".
- Fyll i fälten "Sista" och "Tidigare efternamn" och ändra "äktenskaplig status" om så önskas.
- Kom ihåg att klicka på "spara"-ikonen när du är klar.
Åtgärden kommer att läggas i ett arbetsflöde i väntan på godkännande. Personalavdelningen kommer att koordinera en tid för att validera namnbytet med den anställde. När denna validering är klar, Personalavdelningen och IT-avdelningen kommer sedan att samarbeta för att behandla namnbytet:
Personal och IT kommer sedan att arbeta tillsammans för att bearbeta namnbytet:
- Ett JIRA-ärende öppnas och IT skapar en ny e-postadress och inloggning
- IT-avdelningen koordinerar en tid med medarbetaren för att genomföra namnbytet. Under denna tid behöver medarbetaren vara helt borta från sin dator i 30 minuter till en timme.
- När HR får den nya e-postadressen återskapar de användarnamnet och rollerna samt uppdaterar Nectar-databasen.
När dessa steg är slutförda hjälper IT-avdelningen den anställde att registrera sig igen för UKG med den nya e-postadressen, skapa ett nytt lösenord och få säkerhetsfrågor.
Klicka här. för detaljerade instruktioner om hur du ändrar ditt namn eller civilstånd i UKG.
ÄNDRING AV ADRESS, TELEFON OCH/ELLER E-POST
Anställda kan ange sin egen adress, telefonnummer och alternativa e-poständringar direkt i UKG.
- Gå till menyfliken "Mig själv", under "Personligt", klicka på "Namn, adress och telefon".
- Klicka på ikonen "redigera".
- Uppdatera adressfälten vid behov.
- Ändra INTE fältet Primär e-post eftersom detta är länkat till din systeminloggning.
- Du kan uppdatera fältet Alternativ e-post om så önskas.
- Uppdatera din primära personliga telefon om det behövs.
- Kom ihåg att klicka på "spara"-ikonen när du är klar.
Klicka här. för detaljerade instruktioner om hur du gör adress- och telefonändringar i UKG.
