331.10 Intern kommunikation

SYFTE: Syftet med denna policy är att identifiera rollen och funktionen för intern kommunikation inom Larimer County, samtidigt som den förbättrar och effektiviserar intern kommunikation för att förstärka Larimer Countys vägledande principer och strategiska prioriteringar (referens C). Detta innebär att se till att information som sprids till anställda är relevant, lättillgänglig, korrekt och lämplig i både innehåll och kvantitet. Användare av Larimer Countys kommunikationskanaler förväntas använda dem för länsändamål och följa denna policy.

OMFATTNING: Denna policy och procedur gäller alla anställda i Larimer County och anställda vid distriktsåklagarens kontor, åttonde rättsdistriktet.

ANSVAR:  Personaldirektören administrerar denna policy.

SPECIFIKA KRAV:  Ingen

REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):
NY POLICY OCH PROCEDUR

POLICY OCH PROCEDUR:

I. ALLMÄN POLICY
Larimer County förväntar sig att anställda kommer att använda tillhörande kommunikationsverktyg (referens B) för länsändamål och i enlighet med denna och andra relevanta policyer och procedurer.

A. Beslutsfattare. Larimer Countys beslutsfattare är ansvariga för att se till att alla anställda får den information och kommunikation de behöver för att effektivt slutföra sina jobb.

B. Anställda. Anställda förväntas läsa intern kommunikation, inklusive länsövergripande e-postmeddelanden och nyhetsbrev för anställda.

II. IDENTIFIERADE NIVÅER AV KOMMUNIKATION
För att skapa en prioritering av kommunikation och minska kommunikationsöverbelastningen för anställda kommer det att finnas tre kommunikationsnivåer enligt beskrivningen nedan.

A. Prioritet: Prioriterad kommunikation är avsedd för alla anställda i Larimer County. Innehållet i prioriterade meddelanden inkluderar nödvändig information för att anställda ska kunna slutföra sina jobb, samt använda program för att förbättra deras anställnings- och förmånspaket med Larimer County (referens A). Prioriterad kommunikation kan inkludera, men är inte begränsad till, länsomfattande e-postmeddelanden, insiderinformation, meddelanden från länschefen, processändringar, programmeddelanden, system- eller nödvarningar, medarbetarundersökningar och all information som bedöms som "Prioritet" av länsledningen.

B. Sekundär: Sekundär kommunikation kommer att tjäna ett av två syften. Den första kan påverka alla anställda men kräver inte omedelbar läsning eller svar; och för det andra påverkar en riktad anställd demografi, såsom arbetsplats, avdelning, köns- eller åldersspecifik, eller roller inom länet. Sekundär kommunikation kan inkludera, men är inte begränsad till, förmånspåminnelser, byggnadsvarningar, avdelningsspecifik utbildning, riktade e-postmeddelanden, erkännande av anställda och meddelanden från anslagstavlan.

C. Allmänt: Allmän kommunikation är inte relaterad till Larimer County anställning, men innehåller innehåll som är relevant för organisationen och delas i allmänhet också med allmänheten. Allmän kommunikation kan inkludera, men är inte begränsad till, programmeddelanden, evenemangsinbjudningar, offentlig information, stängningar av byggnader, feedback från samhället och programinsamlingar.

III. E-POST I LÄNET

A. E-postmetoder. E-postmeddelanden i hela länet skickas med en av två metoder.

1. Gmail – E-postmeddelanden i hela länet som skickas via Gmail måste innehålla [CW] i början av ämnesraden, med avsändarens namn i fältet Till: och hela länet i fältet hemlig kopia:. Det finns inga analyser kopplade till Gmail.

2. MailChimp - E-postmeddelanden i hela länet som skickas via MailChimp måste innehålla [CW] i början av ämnesraden. Analyser som öppnings- och klickfrekvenser är tillgängliga via MailChimp.

a. Öppningsfrekvens - Procentandelen öppnade e-postmeddelanden av anställda.

b. Klickfrekvens - Andelen anställda som klickade på externa länkar som anges i e-postmeddelandet.

B. Kvalifikationer. E-postmeddelanden i hela länet faller under kommunikationsnivån Prioritet, och innehåll måste uppfylla en av följande kategorier för att kunna delas via denna kommunikationskanal.

1. Tillkännage en ny tjänst, resurs eller förändring i procedur och som påverkar mer än 70 % av personalen.

2. Begär feedback, svar eller åtgärd från mer än 70 % av medarbetarpopulationen genom en undersökning, formulär eller annan åtgärd.

3. Nödmeddelanden om byggnadsstängningar, dåligt väder eller säkerhetsproblem.

4. System- eller mjukvaruproblem som påverkar mer än 70 % av personalen.

C. Ansvar

1. Länsomfattande e-postmeddelanden: E-postmeddelanden som omfattar hela länet kommer att granskas och godkännas av personalkommunikations- och mediaspecialisten för godkännande av innehåll och publik och schemaläggning av e-postmeddelanden i hela länet.

a. E-post internalcomms@larimer.org och inkludera e-postinnehåll, målgrupp och begärda datum för den länsomfattande e-posten. Kontakt kan också initieras med hjälp av CW Email Request-formuläret (se bilaga 1).

2. System- eller mjukvaruproblem: E-postmeddelanden i hela länet angående system- eller mjukvaruproblem kommer att hanteras av lämplig avdelning som äger systemet eller programvaran och kräver inget godkännande från personalens kommunikations- och mediaspecialist. 

3. Nödfallsmeddelanden: Beroende på nödsituationens karaktär kan nödmeddelanden hanteras av länschefen, anläggningspersonalen eller IT-personal och kräver inget godkännande från personalkommunikations- och mediaspecialisten.

_______________________________________
John Kefalas
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BOCC - Samtyckesagenda - 08-10-2021)
(Underskrift på original arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

JG/vl

DATUM: 10 augusti 2021

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Vart femte år i juli, eller vid behov

AVBOKNING: Inga

INHÄGNAD:

1. E-postbegäran i hela länet

REFERENS:

1. Internkommunikationsprogram
2. Aktuella kommunikationsverktyg
3. Handbok för styrande riktlinjer 4.0; Styrelsens mål och strategiska mål