Larimer läns styrelser, kommissioner, råd, kommittéer och arbetsgrupper

LARIMER LÄN POLICY OCH PROCEDURER

ADMINISTRATIV POLICY OCH PROCEDUR 100.1K

ÄMNE: LARIMER LÄNSSTYRELSER, KOMMISSIONER, RÅD, KOMMITTÉER OCH INsatsstyrkor

DATUM: 1 februari 2024

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt
GRANSKNINGSSCHEMA: Vart sjätte år i januari, eller vid behov

AVBOKNING: Administrativ policy och procedur l00.1J; 31 januari 2022

REFERENSER:

1. Handbok för styrande riktlinjer, avsnitt 1.6
2. Länsstyrelsens ansvarsfördelning
3. Volontärer och riskhantering 390.14
4. Larimer Countys logotyp och varumärkesriktlinjer 100.10
5. Allmänhetens deltagande i länsstyrelsen - P#13

SYFTE:  Att upprätta en enhetlig policy och förfarandeprocess för Larimer County styrelser, kommissioner, råd, kommittéer och arbetsgrupper (referens A); och tillhandahålla referens för korsutbildning och utbildning av ny personal.

OMFATTNING:   Denna policy och procedur gäller för alla frivilliga styrelser, kommissioner, råd, kommittéer och arbetsgrupper och lämplig personal som stödjer dessa enheters funktioner (referens B). Denna policy och förfarande gäller inte för interna personalkommittéer, arbetsgrupper eller ad hoc-arbetsgrupper eller länspensioneringsnämnden.

ANSVAR:   Kommissionärernas administrativa personal, länschef och biträdande länschef ska ansvara för genomförandet av denna policy och detta förfarande.

SPECIFIKA KRAV:   (För syftet med denna policy och detta förfarande ska termen "Styrelse" syfta på alla styrelser, kommissioner, råd, kommittéer, arbetsgrupper eller andra frivilliga grupper av samhällsmedlemmar som betjänar Larimer County.)

1. Commissioners' Office kommer att offentliggöra lediga styrelsetjänster för att rekrytera en mångsidig pool av kvalificerade sökande (avsnitt III, A: Rekrytering).
2. För de flesta länsstyrelserna kommer länsstyrelsen att göra förordnanden före början av mandatperioden som börjar den 1 juli. Utnämningar till Agricultural Advisory Board, Behavioral Health Boards, Fair Board och Solid Waste Policy Council kommer att göras före mandatperiodens början den 1 december. Utnämningar till Red Feather Lakes Planning Advisory Committee, Rodeo Board och Weld/Larimer Revolving Loan Fund kommer att göras före terminens början som börjar den 1 januari (avsnitt II, B: Villkor). Om ett förordnande inte görs före mandatperiodens början, tillsätter länsstyrelsen så snart det är praktiskt möjligt.
3. Länsstyrelsen kommer att göra en periodisk granskning av nämnderna.
4. Länsstyrelsen uppskattar styrelsemedlemmarnas bidrag och kan vara värd för ett årligt erkännandeevenemang (avsnitt XIII).

REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):

• Flera grammatiska ändringar och smärre formuleringsförtydliganden genomgående
• Referenser (uppdaterad)
• Avsnitt IE
• Avsnitt II.A.3 (tillagt)
• Avsnitt II.G
• Avsnitt II.H
• Avsnitt III.E
• Avsnitt IV.C
• Avsnitt VII.A
• Avsnitt IX.F
• Avsnitt XIII
• Avsnitt XVI
• Avsnitt XV
• Avsnitt XVII
• Avsnitt XVIII.E
• Larimer County Boards and Commissions Code of Conduct (läggs till som tillägg)

POLICY OCH PROCEDUR:

OBS: I fall där federala eller statliga regler och lagar skiljer sig åt från denna policy/procedur kommer federala och statliga lagar och förordningar att stödjas.
 

1. DEFINITIONER:
   1. STYRELSETYPER: Länsstyrelserna har olika roller, ansvar och befogenheter. Det är viktigt att personal och styrelseledamöter till fullo förstår rollen, ansvaret och befogenheterna för deras styrelse enligt definitionen nedan (referens B):
      1. Advisory Board: En rådgivande styrelse fungerar som ett pågående forum av frivilliga som ger råd och bistår länskommissionärernas styrelse och/eller en begärande länsavdelning och ger dem tekniska och icke-tekniska råd i frågor. Delegationen har inte behörighet att fatta beslut på länets vägnar. Länsstyrelsen kommer att överväga insatser från de rådgivande nämnderna, såväl som andra samhällsmedlemmar, när de fattar beslut och kan eller inte kan vidta åtgärder som är i överensstämmelse med styrelsens råd. Advisory Boards får inte tala för länet eller ta oberoende ställningstaganden i frågor med allmänheten eller pressen. Deras syfte är endast att ge råd till länsstyrelsen eller den begärande avdelningen.
         1. Konstituerande rådgivande nämnd: Denna typ av rådgivande styrelse används för att be om synpunkter från samhället om en fråga eller ett länsprogram. Medlemskapet i dessa rådgivande styrelser bör vara brett baserat och representera samhällets demografiska och geografiska mångfald.
         2. Innehåll Advisory Advisory Board: Denna typ av rådgivande nämnd ger konkreta råd till länsstyrelsen eller länsavdelningen för att hjälpa till med beslutsprocesser. Olika intressen och åsikter uppmuntras, och styrelsen kan uppmanas att ta fram specifika förslag och produkter för prövning i länsstyrelsen eller länsavdelningen. Medlemmar som valts ut för att sitta i dessa rådgivande styrelser tillhandahåller ett brett utbud av input och specialiserad expertis. Dessa rådgivande nämnder bör vara demografiskt representativa för samhället i den utsträckning det är möjligt.
         3. Arbetsgrupp: Denna typ av rådgivande styrelse kan återspegla både den rådgivande och innehållsmässiga typen av styrelse och är vidare ansvarig för genomförandet av ett projekt eller program. Ett exempel på en arbetande styrelse är Larimer County Fair Board, som ger råd till länsstyrelsen i policyfrågor kopplade till länsmässan, men som även ansvarar för att organisera, leda och genomföra länsmässan.
      2. Quasi Judicial Board: Vissa styrelser är definierade i statlig stadga och har vissa lagstadgade ansvar och befogenheter, enligt lag. Ofta har dessa styrelser befogenhet att hålla formella utfrågningar, acceptera vittnesmål och fatta beslut. Dessa beslut kan eller inte kan bli föremål för prövning av länsstyrelsen. Medlemmar i dessa styrelser måste vara medvetna om att skydda styrelsens opartiska kvasi-rättsliga karaktär och dess formella utfrågningar. Dessa nämnders verksamhet är begränsad till den befogenhet som beviljas i lag eller särskilt av länsstyrelsen.
      3. Beslutsfattande nämnd: Beslutsfattande nämnder har befogenhet, antingen lagstadgat eller som beviljats ​​av länsstyrelsen, att fatta beslut som, men inte begränsat till, att godkänna förfrågningar och ansökningar, fördela resurser, anställa eller avskeda anställda eller anta föreskrifter. Den specifika befogenheten för varje beslutsfattande styrelse definieras i statens stadgar eller i styrelsens stadgar som godkänts av styrelsen för länskommissionärer.
      4. Arbetsgrupp: Arbetsgrupper är särskilda ad-hoc-paneler som skapats av länsstyrelsen för ett specifikt projekt eller uppdrag. Insatsstyrkorna är begränsade i varaktighet och pågår inte. Arbetsgruppens ansvarsområden ska fastställas genom beslut av länsstyrelsen vid den tidpunkt då nämnden bemyndigar bildandet av arbetsgruppen. Länsstyrelsens styrelse kommer att överväga insatser från insatsstyrkor, såväl som andra samhällsmedlemmar, när de fattar beslut och kan eller inte kan vidta åtgärder som är i överensstämmelse med råden från arbetsgruppens medlemmar. Arbetsgrupper får inte tala för länet och är skapade för att ge råd till länsstyrelsen och ska inte ta oberoende ställningstaganden i frågor med allmänheten eller offentliga medier.
   2. KOMMISSIONENS SAMMANDRAG: Den eller de länsråd som tilldelats styrelsen (referens B).
   3. PERSONALSAMLING: En länsstaben som ansvarar för samordningen och kommunikationen med styrelsemedlemmarna och kommissionärskontakten(erna), och det dagliga stödet till styrelsen.
   4. ANSVARIG TJÄNSTMANN: Varje styrelse ska ha en ansvarig länstjänsteman tilldelad styrelsen (referens B). Den ansvariga tjänstemannen kommer att ansvara för styrelsens budget och styrelsens övergripande verksamhet. Den ansvariga tjänstemannen kan vara en vald tjänsteman eller utsedd tjänsteområdeschef, avdelnings- eller divisionschef. Om styrelsen ger råd till flera länsavdelningar ska en person fungera som ansvarig tjänsteman.
   5. ADMINISTRATIV KONTAKT: En länsstaben som ansvarar för att hjälpa personalkontakten att samordna det dagliga stödet till styrelsen.
       
2. VILLKOR:
   Följande begränsningar tillämpas på styrelse- eller kommissionsmedlemskap:
   1. Såvida inte annat föreskrivs av federal förordning eller statlig stadga, ska ingen styrelseledamot sitta i någon styrelse i mer än två på varandra följande mandatperioder eller sex på varandra följande år, beroende på vilket som är längst om inte övervägt och godkänt av County Commissioners Board. En sådan begäran om undantag från länsstyrelsen kommer att baseras på extraordinära omständigheter inklusive sådana saker som: upprepade rekryteringar har inte gett nya kvalificerade kandidater; återutnämning är nödvändigt för att uppnå beslutförhet för att bedriva verksamhet; kandidaten tar med sig specifika färdigheter, erfarenhet eller bakgrund; kandidaten representerar en underrepresenterad grupp och inga andra sökande fyller det behovet. Dessutom gäller följande undantag:
      1. Medlemmar som tjänstgör som "ex officio" och eventuella personalbefattningar i översvämningsnämnden, Community Correction Advisory Board, Retirement Board, Appeals Board, Board of Health, Rodeo Board och medlemmar av Fair Board som efter avslutad första mandatperiod , kan söka omutnämning till en andra och tredje hel treårsperiod.
      2. I händelse av att en person fyller en styrelseledamots ej utgångna mandatperiod, ska den ej utgångna mandatperioden inte räknas som en fullständig mandatperiod, förutom när det gäller mässstyrelsen, där fullbordandet av en delperiod kommer att betraktas som den första fulla mandatperioden mandatperioden för den nyutnämnda mässstyrelsens ledamot.
      3. Ungdomsmedlemmar, 18 år eller äldre, kan utses till röstberättigade ledamöter i valfri styrelse efter kommissionärens gottfinnande för en period av upp till 1 år. Villkor kan förnyas efter styrelsens beslut.
          
   2. De flesta länsstyrelser har fördelade treårsperioder som börjar den 3 juli och slutar den 1 juni med följande undantag: Agricultural Advisory Board, Behavioural Health Boards, Fair Board och Solid Waste Policy Council vars mandatperiod börjar den 30 december och slutar den 1 december. 30 november; Red Feather Lakes Planning Advisory Committee, Rodeo Board och Weld/Larimer Revolving Loan Fund, vars villkor börjar 1 januari och slutar 31 december.
   3. Tillsättningar på tjänster som blir vakanta efter halva tiden kan göras när som helst eller kan skjutas upp till den ordinarie mandatperioden, enligt länsstyrelsens beslut.
   4. Personal som utsetts för att stödja länsstyrelser är inte föremål för någon tidsbegränsning.
   5. Såvida inte annat anges av federal förordning eller statlig stadga, tjänstgör styrelseledamöter på nöjet av styrelsen för länskommissionärer, har inga egendomsintressen eller berättigande till sitt medlemskap eller ämbete och kan avsättas när som helst av någon anledning av länsstyrelsen. kommissionärer.
   6. Regelbunden närvaro vid möten är viktig för att säkerställa att varje länsstyrelse har ett beslutfört, varierat bidrag och kan utföra sina uppgifter. Styrelseledamöter förväntas delta regelbundet i möten och undvika att missa flera på varandra följande möten eller fler än (4) möten inom ett kalenderår.
   7. Ibland kan länsstyrelsen behöva ställa in, boka om, avbryta eller avsluta driften eller mötet i en styrelse eller kommission (om inte annat krävs enligt lag) på grund av personal, resurser eller andra landstingsproblem. Medlemmar kommer att meddelas så snart det är rimligt under de specifika omständigheterna.
       
3. REKRYTERING:
   1. Länet värdesätter rättvisa, mångfald och inkludering och anser att rösterna från traditionellt underrepresenterade befolkningar är avgörande för styrkan och den mest effektiva funktionen hos volontärstyrelser.
   2. Kommissionärskontoret kommer att annonsera lediga styrelsetjänster i olika nyhetskanaler, inklusive pressmeddelanden, länets hemsida, sociala medieplattformar och via andra metoder som är nödvändiga för att nå olika befolkningsgrupper och alla invånare. Ansökningar ska finnas tillgängliga på länets webbplats, i kommissionärens kansli och via e-post och amerikansk post på begäran.
   3. Länspersonal och nuvarande styrelsemedlemmar uppmuntras att hjälpa till att rekrytera kandidater, särskilt när specifika målgrupper eller expertis krävs.
   4. ANSÖKNINGAR: Samhällsmedlemmar som är intresserade av att sitta i en styrelse, och nuvarande styrelseledamöter som är intresserade av att tjänstgöra ytterligare en mandatperiod, måste lämna in en ansökan senast sista ansökningsdag som publicerats på länets webbplats på https://www.larimer.gov/boards. Ansökan till högst tre nämnder får lämnas in av samma sökande åt gången. Enligt länsstyrelsens bedömning kan särskilda arrangemang vidtas för att göra ansökan om att tjänstgöra i styrelser för personer med levd erfarenhet eller från traditionellt underrepresenterade grupper.
   5. BEHÖRIGHET: Valbarhet för valfri styrelse ska definieras i styrelsens stadgar. Utom av särskilda omständigheter som godkänts av County Commissioners Board, ska alla ledamöter i någon länsstyrelse vara lagligt bosatta i Larimer County. På grund av tidsförpliktelser och för att ge fler gemenskapsmedlemmar chansen att tjänstgöra, kan en individ bara sitta i en styrelse åt gången. 
       
4. VALPROCESS: Länsstyrelsen kommer att söka kvalificerade individer, med kön och kulturell mångfald, geografisk representation och en mångfald av synpunkter, specialintressen och expertis. Nuvarande styrelseledamöter kan hjälpa till med rekryteringen av nya ledamöter, men bör inte granska, intervjua eller ge rekommendationer för utnämningar såvida inte länsstyrelsen uttryckligen begär det.
   1. Utnämningar till länsstyrelser kommer att ske enligt följande:
      1. Kommissionärens kontaktperson(er) till styrelsen eller deras utsedda kommer att granska ansökningar och välja sökande som de vill intervjua;
      2. Styrelsens personalkontakt och styrelseordförande kan bjudas in av Commissioner Liaison för att närvara vid intervjuerna;
      3. Länsstyrelsen eller deras utsedda kan utföra referenskontroller eller bakgrundskontroller av sökande för att säkerställa att medlemskraven uppfylls. Inga sådana bakgrundskontroller kommer att genomföras utan sökandens informerade samtycke;
      4. Rekommendationer från intervjuteamet kommer att lämnas till länsstyrelsen, som formellt kommer att behandla och godkänna utnämningen/förordnandet vid ett offentligt förvaltningsärendemöte.
   2. Sittande styrelseledamöter som är berättigade till återutnämning kommer att kontaktas av Commissioners office för att bedöma deras intresse av att bli återutnämnd. Medlemmar som ansöker om återutnämning kommer att behandlas tillsammans med alla andra sökande. Sittande tjänstemän kan efter eget gottfinnande intervjuas av länsstyrelsen.
   3. Genom att acceptera en utnämning till en länsstyrelse samtycker sökanden till att följa denna policy, uppförandekoden och styrelsens stadgar. Varje styrelseledamot som bryter mot villkoren i denna policy, uppförandekoden eller stadgarna för den styrelse som de utsågs till kan uppmanas att avgå eller kan tas bort från styrelsen av County Commissioners.
       
5. UNDERRÄTTELSE: Commissioners' Office kommer att kontakta sökande som valts ut för en intervju av Commissioner Liaison(s). Commissioners' Office kommer att underrätta alla sökande, inklusive befintliga operatörer som begär omutnämning, om statusen för deras ansökningar.
    
6. LEDIGA PLATSER:
   1. Commissioners' Office kommer att spara alla ansökningar i ett år. Om lediga platser uppstår under året kan de tillsättas från den aktuella sökandelistan och/eller genom att annonsera lediga. För svårrekryterade styrelser kan ansökningar sparas i två år.
   2. Utträde ur en styrelse ska ställas skriftligen till länsstyrelsen.
       
7. STYRELSE, KOMMISSION ELLER ARBETSGRUPPE SUPPLERAR:
   1. Ingen länsstyrelse kommer att ha ledamöter utsedda som suppleanter, med undantag av Board of Adjustment, som kan göra det enligt Colorado State Statute 30-28-117. Alla medlemmar, utom de som utsetts som associerade, ska ha full medlemskap och rösträtt i alla länsstyrelser.
   2. Om federala eller statliga bestämmelser kräver suppleanter Avsnitt VII, A frångås.
   3. Ersättare och röstlösa ledamöter i en styrelse som önskar bli ordinarie ledamöter ska fylla i en ansökan för behandling av länsstyrelsen kl. https://www.larimer.gov/boards.
       
8. PERSONALSTÖD: Personalstöd är tillgängligt för styrelseledamöter av den ansvariga tjänsteman, personalkontakt och administrativ kontakt som tilldelats varje styrelse.
   1. Det är länsstyrelsens ansvar att, i samordning med den ansvariga tjänstemannen och personalkontakten, tillhandahålla nödvändig budget och andra resurser för varje styrelse för att utföra sina tilldelade uppgifter.
   2. Det är personalkontaktens ansvar att säkerställa att styrelsen har adekvat och rimligt personalstöd inom budgeterade resurser.
   3. Personalförbindelser, ansvariga tjänstemän och administrativa kontakter kommer inte att vara medlemmar i den styrelse som de är tilldelade, med undantag av Community Corrections Advisory Board och Flood Review Board, om kommissionärerna har utsett en länsanställd till styrelseledamot.
   4. Det är Staff Liaisons ansvar att begära Commissioners Liaisons närvaro vid ett planerat styrelsemöte genom att kontakta Commissioners' Office Business Operations Manager. Personalkontakten kommer att skicka mötesagendan till Commissioner Liaison före det planerade mötet.
   5. Personalkontakter kommer att rapportera eventuella överträdelser av närvarokraven till länsstyrelsen för granskning och övervägande.
       
9. PERSONALSAMLING: Varje styrelse tilldelas en personalkontakt, och vissa styrelser kan också ha en administrativ kontakt vars roll och ansvar är att: 
   1. Ge det dagliga stödet till styrelsen; kommunicera och samordna med styrelseledamöter, kommissionärsförbindelse(r) och personal på kommissionärskontoret;
   2. Schemalägg möten, platsbesök och speciella evenemang efter behov; genomföra effektiva styrelsemöten och se till att alla lagkrav för öppet möte uppfylls, inklusive ADA-krav och förfaranden för offentliga kommentarer.
      1. Se till att publikplatser är åtskilda från styrelsen är tillgängliga för alla medlemmar av allmänheten som deltar.
      2. Om en offentlig kommentarsperiod är schemalagd, se till att den finns med på dagordningen, ställ in tidsgränser och vidarebefordra alla förfrågningar om länsåtgärder till kommissionens kontaktperson om de inte är närvarande.
   3. Förbereda (i samråd med styrelsens ledning och kommissionärens kontakt vid behov) och lägga upp mötesagendor, inklusive en onlinelänk till virtuella möten och protokoll till styrelsens webbsida;
   4. Förstå och se till att styrelsen agerar i enlighet med denna policy; förstå styrelsens roll och befogenheter (dvs. rådgivande, beslutsfattande, kvasi-rättsliga) och se till att den fungerar inom dess räckvidd och enligt dess stadgar;
   5. Assistera med rekrytering, urval, orientering och utbildning av nya styrelseledamöter;
   6. Upprätthåll mötesprotokoll inklusive dagordningar och protokoll i enlighet med statliga stadgar om arkivering. Personalkontakter kommer att se till att protokoll bevaras enligt lagringsmanualen.
       
10. KOMMISSIONENS FÖRBINDELSER: Kommissionärsförbindelser tilldelas varje styrelse (referens B). Commissioner Liaisons roll är att:
    1. Kommunicera med styrelsen vid behov och fungera som den primära kontakten med länsstyrelsen;
    2. Granska ansökningar, intervjua kandidater och ge rekommendationer till länsstyrelsen för slutgiltigt godkännande och utnämning av nya och omvalda ledamöter;
    3. Delta i schemalagda styrelsemöten när det är tillgängligt och när personalkontakten begär det.
    4. Vidarebefordra alla förfrågningar som görs under offentliga kommentarer till kommissionärerna eller till lämplig County Agency för ytterligare åtgärder och svar.
        
11. ORIENTERING OCH TRÄNING: Personalkontakter ska förse nya styrelsemedlemmar med relevant material för att hjälpa dem att bli fullt fungerande styrelseledamöter, inklusive en kopia av stadgarna och en kopia av denna policy och en kopia av Larimer County Boards and Commissions Code of Conduct. Personalförbindelserna ska informera alla nya medlemmar om styrelsens roll, ansvar och befogenheter. Etablerade styrelseledamöter uppmuntras att dela med sig av sina erfarenheter och kunskaper till nya medlemmar. Nya medlemmar uppmanas att närvara vid möten innan mandatperioden börjar.
     
12. AV LAGAR: Varje styrelse måste anta stadgar som är förenliga med denna policy. En kopia av stadgarna måste skickas till kommissionärskontoret för granskning av personalen innan de antas. Stadgar antas efter godkännande av länsstyrelsen. Denna policy ska införlivas, genom hänvisning, i stadgarna för alla länsstyrelser. Stadgarna ska innehålla en beskrivning av styrelsens mål, syften, uppgifter och uppgifter, enligt definitionen av länsstyrelsen eller vederbörande länsavdelning. Alla länsstyrelser ska granska sina stadgar årligen och skicka in eventuella uppdateringar eller ändringar till länsstyrelsen för granskning och godkännande.
     
13. ERKÄNNANDE: Styrelsen för länskommissionärer uppskattar bidrag från styrelsemedlemmar och kan vara värd för en årlig erkännandeaktivitet för att uppmärksamma alla medlemmar och deras bidrag till Larimer County. Länsstyrelsen får skicka ett tackbrev till alla avgående styrelseledamöter.
     
14. ÄGANDE AV IMMATERIELL EGENDOM:
    1. Alla dokument, artiklar, rapporter, korrespondens, rekommendationer eller andra produkter som produceras av en länsstyrelse ska vara den enda egendom som tillhör Larimer County Board of County Commissioners.
    2. Ingen styrelse eller styrelseledamot får upphovsrätt eller på annat sätt överta äganderätten till några dokument, artiklar, rekommendationer eller andra produkter som tagits fram av styrelsen.
    3. Alla dokument och korrespondens som produceras som en del av länsstyrelsens ordinarie verksamhet ska omfattas av samma principer för öppna register som gäller för alla länsdokument och korrespondens.
    4. Alla dokument och publikationer från någon länsstyrelse måste tydligt identifieras som tillhörande eller härrörande från Larimer County och måste följa Larimer County Logo Guidelines i administrativ policy och procedur 100.10 (referens D).
        
15. LÄMNA INFORMATION TILL LÅNSTYRELSEN:
    1. Uppgifter som lämnas in för behandling av länsstyrelsen bör lämnas av styrelsens personalkontakt till länschefen inklusive:
       1. Mål - clär dig och kortfattad redogörelse för frågan
       2. Sammanfattning av problem/ärende/förfrågan - inklusive eventuell tidigare historik med länsstyrelsen eller annan länsstyrelse, om tillämpligt
       3. Förslag - föreslagen lösning eller möjlighet
       4. Fördelar
       5. Nackdelar
       6. Begärd åtgärd - särskilda åtgärder som begärs av länsstyrelsen (t.ex. godkännande, finansiering, personal, etc.)
       7. Potentiellt påverkade intressen - grupper, individer eller organisationer som berörs eller är intresserade av problemet/frågan/förfrågan
       8. Nivå av allmänt intresse och deltagande
           
16. ÖPPNA MÖTEN: Alla möten och handlingar i en länsstyrelse måste vara i full överensstämmelse med statliga stadgar som reglerar öppna offentliga möten. Det är personalkontaktens ansvar att vara bekant med lagar om öppna offentliga möten och att se till att mötesagendor och protokoll publiceras i tid och i enlighet med denna policy. Denna bestämmelse är inte avsedd att kräva att en styrelse följer stadgar för öppna möten om den inte uppfyller lagkraven för att göra det.
     
17. BESLUTSFATTANDE:
    1. Eventuella åtgärder, rekommendationer eller diskussioner från en länsstyrelse ska begränsas till styrelsens uppdrag och definierade uppgifter som beskrivs i dess godkända stadgar.
    2.  Alla länsstyrelser som genomför processer för allmänhetens deltagande kommer att följa de riktlinjer som antagits för allmänhetens deltagande i länsstyrelsens policy för allmänhetens deltagande (referens E).
    3. Det är personalkontaktens ansvar att bistå styrelsen i dess beslutsprocess och att informera nya och befintliga ledamöter om styrelsens och dess ledamöters ansvar och befogenheter. Personalkontaktpersoner får inte utöva otillbörligt inflytande under beslutsprocessen men bör säkerställa att styrelsens beslut är i linje med den avgift som utfärdats och godkänts av länsstyrelsen.
        
18. ERSÄTTNING OCH ERSÄTTNING:
    1. ERSÄTTNING: Gemenskapsmedlemmar som sitter i länsstyrelser gör det som volontärer (referens C). Det kommer ingen ekonomisk kompensation eller ersättning för utgifter, förutom vad som anges nedan, för några frivilliga i någon styrelse.
    2. KILAR: Styrelseledamöter kan begära ersättning för körsträcka eller andra transportkostnader för att delta i någon styrelsefunktion om medlemmen måste resa mer än tio mil från sin bostad. Körsträcka kommer att ersättas enligt den skattesats som fastställts av federala regler för volontärer. Ansvarig tjänsteman ansvarar för att godkänna kilometerersättningar för nämnder inom den budget som länsstyrelsen tillhandahåller.
    3. MÅLTID: Måltider kan tillhandahållas som en del av ordinarie styrelsemöten enligt budget.
    4. KOSTNADER: Styrelseledamöter kan få ersättning för utgifter som är förknippade med styrelsens verksamhet förutsatt att utgifterna tidigare har budgeterats av länsstyrelsen och godkänts av den ansvariga tjänstemannen (t.ex. kontorsmateriel, kopior, utskrift, etc.). ). Övriga utgifter kan ersättas om, enligt ansvarig tjänstemans bedömning, sådan ersättning ligger i länets intresse.
    5. NOMINELLA STIPENDER FÖR PERSONER MED LEVERAD ERFARENHET: Länsstyrelsen inser vikten av att inkludera expertis från invånare med levnadserfarenhet, och att medlemmar av marginaliserade befolkningar med sådan värdefull levd erfarenhet möter hinder för sitt deltagande. Styrelsen för länskommissionärer vill minska dessa hinder för deltagande för sådana individer genom att tillhandahålla nominella stipendier så länge som sådana stipendier följer statlig och federal lag och inte 1) stör skyddet som utvidgas till frivilliga genom Federal Volunteer Protection Act, eller 2) skapa ett anställningsförhållande mellan volontären och länet. Dessa nominella stipendier ska endast ges till personer med levnadserfarenhet, vilket inte inkluderar yrkeserfarenhet inom ett tekniskt område som kan vara erforderligt eller fördelaktigt som styrelseledamot, och de som möter ekonomiska hinder för deltagande i kommunal verksamhet. Individer som deltar i styrelser på grund av sitt ledarskap i organisationer som tjänar marginaliserade befolkningar men som saknar levnadserfarenhet i dessa grupper kommer inte att vara berättigade till nominella stipendier. Personer med levnadserfarenhet som valts ut i länsstyrelserna måste fylla i en ansökan om stipendium och den erhållna ersättningen är föremål för skatteavdrag. När en ansökan är klar kommer begäran att granskas av den personalkontakt som tilldelats styrelsen och länschefen för godkännande. När de har godkänts kommer de sökande att behöva tillhandahålla nödvändig dokumentation innan de får ett stipendium. Eventuella stipendier kommer inte att vara bundna till antalet timmar som faktiskt tjänats.
        
19. FÖRSÄKRINGSSKYDD:
    1. Allmänt ansvar (annat ansvar än bil, inklusive allmänt ansvar, brottsbekämpande och professionella) tillhandahålls alla frivilliga (referens C).
    2. Volontärer omfattas inte av länets egenförsäkrades ersättningsskydd. Alla skador som uppstår under volontärarbete är den enskilde volontärens ansvar.
    3. Specifikt för bilförsäkring, både fysisk skada och juridiskt ansvar för kroppsskada eller dödsfall täcks för alla frivilliga som kör länsfordon (referens C).
       Dessutom tillhandahålls ansvarsskydd, överskott av någon annan giltig eller samlad försäkring, oavsett om den är primär, självrisk eller betingad, utöver och bidrar inte till sådan annan försäkring för frivilliga i officiella länsstyrelser och kommissioner medan de kör sina personliga försäkringar. fordon på officiella länsaffärer. Följande anspråk är dock undantagna från täckning.
       1. Kroppsskada eller dödsfall för passagerare (inklusive vänner och familj) som inte är i officiell länsverksamhet.
       2. Fysisk skada på fordon som inte ägs av länet som används i länets verksamhet.
       3. Olaglig aktivitet
       4. Incidenter eller olyckor med droger och/eller alkohol
    4. Egendomsförsäkring tillhandahålls inte för volontärens personliga egendom.
        
20. INTRESSEKONFLIKT:
    1. En intressekonflikt uppstår när en persons privata, personliga relationer eller intressen går isär så att en oberoende observatör rimligen kan ifrågasätta om personens handlingar eller beslut bestäms av personlig nytta, vinst eller fördel.
    2. Styrelsemedlemmar ska inte använda sitt medlemskap för privat vinning och ska agera opartiskt och inte ge företräde till någon privat organisation eller individ.
    3. En styrelseledamot som har ett personligt eller privat intresse i ett ärende som föreslås eller är under behandling ska upplysa styrelsen om sådant intresse, ska inte rösta i ärendet och ska inte försöka påverka andra ledamöters beslut som röstar i ärendet.
        
21. gåvor:
    1. Det är förbjudet att acceptera eller ge några personliga gåvor som kan leda till en intressekonflikt. Ingen medlem i någon styrelse får ta emot eller ge en personlig gåva över 65 USD från någon individ, organisation, entreprenör eller någon annan enhet som gör affärer med länet eller har någon kontroll över länets verksamhet relaterade till deras styrelseaktiviteter.
        
22. MINUTER:
    1. Protokoll ska föras över alla möten i någon länsstyrelse som är föremål för Colorado Open Meetings Act. Godkänt eller utkast till protokoll bör anslås så snart det är praktiskt möjligt efter styrelsemötet. Styrelser uppmuntras starkt att lägga ut utkast till protokoll innan det slutliga godkännandet av protokollet vid nästa styrelsemöte. Protokoll ska som minimum publiceras på styrelsens hemsida inom 7 dagar från styrelsens godkännande.
    2. Protokoll bör vara "åtgärdsprotokoll" och anteckna eventuella formella åtgärder som styrelsen vidtagit. Protokoll är inte avsedda att vara ordagrant utskrift av mötet. Mängden detaljer som ingår i protokollet utöver registreringen av handlingar överlåts till varje styrelse.
        
23. AGENDA: Dagordningar för alla offentliga möten ska finnas på länets styrelsers och nämnders hemsida senast 7 dagar före mötet.
     
24. AVSKRIFT: Varje del av denna policy kan frångås genom majoritetsröst av County Commissioners.
    
     

Lorenda Volker
Länschef
 

Distribution:
Alla förtroendevalda och länsavdelningar
Alla avdelningskontakter för Advisory Boards (Distribution av BCC Office)
Larimer County.orgs webbsida för styrelser och kommissioner
Records Management SOP Manual (original)

TILLÄGG
LARIMER LÄNSSTYRELSER OCH KOMMISSIONER
MEDLEMMAR UPPFÖRANDEKOD

Detta tillägg till administrativ policy och procedur 100.1K fastställer uppföranderegler och vägledning för alla ledamöter i någon styrelse, kommission eller kommitté som inrättats av Larimer County. Medlemmar i en styrelse eller kommission är till sin natur representanter för Larimer County och förväntas därför agera med respekt och artighet mot varandra, länspersonal och medlemmar av allmänheten. Alla medlemmar fungerar som volontärer och samtycker till att följa dessa policyer i sin roll som styrelsemedlemmar.

Medlemmar kommer att få kommunikation, inklusive textmeddelanden, relaterade till deras utsedda styrelse via e-post och telefonnummer som anges i deras ansökningsmaterial, eller som tillhandahålls till personalkontakten, och kommer att säkerställa att personalkontakten har uppdaterad kontaktinformation.

Ledamöterna kommer att närvara vid styrelsemöten regelbundet och kommer att meddela personalkontakten eller administrativ kontakt i händelse av att de inte kan närvara vid tidigast möjliga tillfälle. Styrelseledamöter som inte kan närvara vid tre (3) på varandra följande ordinarie sammanträden eller fyra (4) sammanträden inom ett kalenderår kan ersättas av länsstyrelsen.

Medlemmar kommer att erkänna sin styrelse roll. Att känna till rollen för din utsedda styrelse hjälper till att sätta styrelsens plats och styrelsens handlingar in i det större sammanhanget för verksamheten i Larimer County.

Medlemmarna kommer att förberedas för möten genom att granska rapporter och andra dokument som tillhandahålls av din styrelse kontaktperson eller direktör före mötet. Medlemmarna ansvarar för att vara engagerade i styrelsens arbete genom att kommunicera väl, delta i diskussioner, visa vilja att arbeta med gruppen och göra kompromisser och upprätthålla ett professionellt uppträdande. Att vara informerad om lagstiftning och andra frågor som påverkar ditt styrelsearbete hjälper dig också att fatta välgrundade beslut.

Medlemmar kommer, vid tidpunkten för ett styrelsemöte, att använda den teknik som krävs för att effektivt delta i mötena, inklusive en dator med kamera och mikrofon, eftersom möten kan hållas på distans. Alla bakgrunder eller andra bilder som är synliga under ett sådant fjärrdeltagande kommer att vara lämpliga, professionella och stödja Larimer Countys vägledande principer.

Bilder som marknadsför eller annonserar andra partier än Larimer County får inte användas.

Medlemmar kommer att hålla ett öppet sinne och lämna personliga agenda för att uppnå det bästa resultatet för Larimer County. Även om styrelse- och kommissionsledamöter delvis kan väljas på grundval av att de representerar specifika intressegrupper, bör varje medlem representera det övergripande allmännyttan och inte en exklusiv grupps eller intresse. Som sådan kommer medlemmarna att fatta rättvisa beslut och ta opartisk hänsyn till alla frågor.

Medlemmarna samtycker till att respektera alla styrelsemedlemmar, behandla dem som rättvisa partner i beslutsfattande, skapa en inkluderande miljö som välkomnar alla medlemmar som kollaboratörer som delar makten att påverka styrelsearbetet eller kommissionens arbete.

Ibland kan minderåriga eller ungdomsmedlemmar delta, delta i eller interagera med Larimer County styrelser, kommissioner och program. Medlemmar måste vara medvetna om sin förtroendeställning och respektera vår ungdomsgemenskap. Interaktioner med minderåriga måste begränsas till att förmedla programmatisk information, och medlemmar får inte ha kontakt med sådana minderåriga eller ungdomsmedlemmar utanför officiella program-, styrelse- eller kommissionsaktiviteter.

Medlemmar kommer att delta i alla nödvändiga utbildningar och uppmuntras starkt att delta i utbildningar som förbättrar deras förmåga att tjäna effektivt.

Ledamöterna kommer att ha i åtanke att de är en ledamot i ett utskott, att styrelsens befogenheter kommer från hela gruppen, inte bara en ledamot, och beslut har därför karaktären av konsensus. Därför, när du talar offentligt:
a. Medlemmar bör påminna lyssnarna om att styrelsens åtgärder är rekommendationer (såvida inte annat föreskrivs i lag) och att de slutliga åtgärderna kommer att vidtas av länskommissionärerna. Kom ihåg att dina handlingar och uttalanden som styrelse- eller kommissionsledamot antar särskild betydelse, och om de inte utförs på ett ansvarsfullt sätt kan det resultera i en situation som är till skada för Larimer Countys bästa.
b. Som enskild ledamot i en styrelse eller kommission får du inte representera dina egna åsikter eller rekommendationer som styrelsens eller kommissionens om inte majoriteten av organet officiellt har röstat för att godkänna en sådan åtgärd. Styrelse- eller kommissionsledamöter som lämnar rekommendationer eller uttrycker synpunkter som inte har godkänts av en majoritet av styrelsen bör ange att de uttrycker individuella åsikter och inte talar på uppdrag av styrelsen eller länet.

Medlemmar kommer att följa alla tillämpliga statliga lagar, länspolicyer och andra doktriner som rör genomförandet av styrelsemöten.
a. Styrelse- och kommissionsledamöter får ibland konfidentiell information från länets personal. Sådan information ska inte användas till privat nytta för styrelse- eller kommissionsledamot eller någon annan enskild person. Dessutom är det förbjudet att lämna ut informationen om en rimlig person skulle anse att utlämnandet skulle skada stadens ekonomiska intressen. Olämpligt avslöjande av konfidentiell eller känslig information kan utsätta styrelse- och kommissionsledamöter för civilrättsliga, straffrättsliga eller regulatoriska konsekvenser.
b. Gåvor och förmåner: mottagande av honoraria (kompensation för tal eller deltagande i offentliga tillställningar som tjänsteman i länet) är förbjudet. Mottagande av annan gåva eller förmån från personer som gör affärer med länet eller önskar göra affärer med länet är också förbjudet om gåvan eller förmånen rimligen kan tolkas som ersättning för ett myndighetsbeslut eller som något som skulle kunna försämra styrelse, kommission eller kommittéledamots oberoende bedömning i utförandet av sina officiella uppgifter. Medlemmar bör känna till och följa Colorados konstitution, artikel XXIX, avsnitt 3 och relaterade krav.
c. Om en styrelse- eller nämndledamot har ett ekonomiskt intresse av ett beslut när beslutet medför någon förutsebar, mätbar ekonomisk fördel för den enskilde ledamoten eller anhöriga ska de förklara jäv och avstå från beslutet. Även om en medlem inte har ett ekonomiskt intresse av ett beslut eller en rekommendation kan ett personligt intresse också skapa en intressekonflikt. Testet för ett personligt intresse är huruvida, enligt en rimligt försiktig persons bedömning, styrelsen, kommissionen eller kommittémedlemmen skulle inse eller uppleva någon direkt och väsentlig fördel eller nackdel som skiljer sig från den som upplevs av allmänheten.

Medlemmar som vet på egen hand att en kollega har brutit mot denna policy eller någon etisk eller juridisk standard, ska vidta åtgärder för att förhindra att ytterligare överträdelser inträffar, inklusive att prata med medlemmen och/eller rapportera incidenten till personalkontakten. Om det är en personalkontakt som har brutit mot etiska eller juridiska standarder kommer medlemmen att rapportera till kommissionärskontakten. Kommissionärskontakten tillsammans med länschefens kontor kommer att hjälpa till med att lösa den här typen av situationer.

Medlemmar kommer inte att diskriminera någon person baserat på ras, kön, trosuppfattning, hudfärg, religion, nationellt ursprung, ålder, status som offentligt bistånd, civilstånd, familjestatus, sexuell läggning, veteranstatus, fysiska eller psykiska funktionshinder eller någon annan skyddad kategori förordning.

Om någon medlem skulle behöva avgå från sin styrelse, kommer de att meddela Larimer County Commissioners kontor och styrelsekontakt så snart det är praktiskt möjligt och skicka ett meddelande om avgång till dem.

Ibland kan länsstyrelsen behöva ställa in, boka om, avbryta eller avsluta driften eller mötet i en styrelse eller kommission (om inte annat krävs enligt lag) på grund av personal, resurser eller andra landstingsproblem. Medlemmar kommer att meddelas så snart det är rimligt under de specifika omständigheterna.