Rekrytering, ansökningar och anställning

OMFATTNING: Denna policy gäller alla kontor, avdelningar, anställda och volontärer i Larimer County och anställda vid distriktsåklagarens kontor, åttonde rättsdistriktet, med undantag för anställda vid Larimer County Sheriff's Office i enlighet med Larimer County Policy BCC P# 15A (referens 5).

ANSVAR:  Personaldirektören administrerar denna policy.

REVISIONSLOCATOR:

1. VII Åtgärder före anställning: Modifierat språk för drogtestning

POLITIK:

I. ALLMÄN POLICY:     
Anställda anställs och avanceras genom öppen konkurrens baserat på kvalifikationer och potential för kvalitetsarbete och övergripande passform mellan jobb och person. För att hjälpa till att uppnå icke-diskriminerande rekrytering och anställning följer länet alla tillämpliga lagar om lika möjligheter (Equal Employment Opportunity, EEO) (referens 2) och dess EEO-policy (referens 1).    
 

II. ARBETSANSÖKAN:     
Sökande måste fylla i ett online-ansökningsformulär för länet och all annan nödvändig dokumentation senast det sista datum och tid som anges på varje ledig tjänst. Sökande kan inkludera ett CV eller annan relevant information tillsammans med länsansökan. En sökande ska lämna in en ansökan för varje tjänst som han eller hon önskar beaktas. Endast ansökningar som skickas in via länets onlinetjänstsystem är berättigade till prövning om inte annat godkänts av personaldirektören. Ansökningar tas emot för aktuella lediga tjänster, utöver tjänster med löpande behörighetslistor.    
 

III. ANSTÄLLNINGAR: 

S. Lediga tjänster läggs upp på länskarriärsidan av personalavdelningen. Tjänster listas antingen som externa eller interna möjligheter. Om det godkänns skriftligen av personaldirektören eller utsedda (bilaga 4), får ett vikariat som varar kortare än sex månader inte tillsättas eller annonseras.

B. Länsannonser kommer att innehålla ett uttalande om att Larimer County är en Equal Employment Opportunity (EEO)-arbetsgivare    
     (referens 2).

C. Externa jobbannonser annonseras på länskarriärsidan under minst åtta dagar.

D. Interna platsannonser annonseras på länskarriärsidan under minst fyra dagar.

E. Alla annonserings-/mediakostnader står för anställningsavdelningen eller kontoret.

F. Flexibla personaltjänster behöver inte utstationeras (referens 9).

IV. SCREENING ANSTÄLLNINGSANSÖKNINGAR: 

A. Länspersonalavdelningen behåller alla ansökningar om anställning. Screening kan utföras av Human Resources eller rekryteringsavdelningen/kontoret. Alla ansökningar måste granskas på grundval av de jobbrelaterade kunskaper, färdigheter och förmågor som indikerar störst potential för kvalitetsarbete. Alla kandidater måste screenas och intervjuas på samma sätt med samma kärnfrågor.

B. Ansökningar granskas först av personalavdelningen med avseende på minsta kvalifikationer. Sökande som inte uppfyller de lägsta anställningskvalifikationerna elimineras. De sökande som uppfyller minimikvalifikationer granskas sedan av rekryteringsavdelningen/kontoret på basis av de bästa kvalificerade när det gäller jobbrelaterade kriterier.

C. Efter att genomgången är klar kommer rekryteringsavdelningens kontor att välja de bästa kandidaterna för intervju.

D. Om det inte finns tillräckligt med kvalificerade sökande måste rekryteraren rådgöra med sin rekryterare för att avgöra om tjänsten ska förlängas eller omplaceras tills ett tillräckligt antal kvalificerade sökande har erhållits.

E. Anställningschefen gör det slutliga urvalet för anställning och meddelar personalavdelningen

F. Anställningsansvariga måste meddela alla kandidater om statusen för deras ansökan inom 30 kalenderdagar efter ansökningsdatumet.

G. Anställning av närstående personer: En person som är närstående genom äktenskap, inklusive svärförhållande, blodsförhållande eller genom adoption, eller en omedelbar familjemedlem enligt definitionen av dödsfallspolicyn kommer inte:

1. Delta i alla beslut om att anställa, behålla, befordra, disciplinera
2. Påverka/bestämma personens anställningsstatus eller ersättning. Beslutsfattaren kommer att omorganisera arbetsflöde, rapporteringsstrukturer etc. med skriftligt godkännande från personalchefen eller dennes utsedda person via e-post.
3. Rekryteringsansvariga kommer inte att ge konkurrensfördelar till närstående personer till en anställd.

V. OMBORDNING:

När kandidaten väl är ombord lagras alla erbjudandebrev, anställningsansökningar och nyanställningspapper online under lämplig lagringsperiod av Human Resources (referens 7). Alla intervju- och anställningsdokument kommer att skickas till personalkontoret för lagring under lämplig lagringsperiod. Dokument som skickas till Human Resources måste ha inlämningsformuläret för intervjupaket (referens 8) som försättsblad.

Om en anställd från en länsavdelning eller ett kontor anställs av en annan, tar anställningsavdelningen eller kontoret över all ledighetstid och alla andra tillämpliga förmåner som den överförda anställde har förvärvat. För ersättningsfrågor angående överföringen, se Ersättningspolicyn. Anställande chefer som granskar en nuvarande eller tidigare länsanställd kan granska personalakten genom att kontakta personalavdelningen.  

VI. IMMIGRATIONSREFORM OCH KONTROLLÖVERENSSTÄMMELSE: 

S. Nyanställda måste uppvisa bevis på att de är behöriga för anställning enligt bestämmelserna i Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (referens 3) och måste fylla i lämpliga delar av formulär I-9 (bilaga 2). I-9 måste slutföras inom den tidsram som krävs av USCIS.

B. Varje avdelning eller kontor kommer att utse en anställd för att fylla i arbetsgivardelen av formulär I-9 (bilaga 2) elektroniskt i Onboarding. Fotokopian av den anställdes behörighetsdokumentation måste laddas upp till Onboarding. Eventuella problem som kan finnas med den anställdes dokumentation måste lösas inom den tidsram som krävs av USCIS.

C. I händelse av att en ny anställd har svårt att ta fram den nödvändiga dokumentationen inom tre arbetsdagar, kommer beslutsfattaren eller den utsedda att kontakta en personalgeneralist omedelbart. Om den anställde inte kan ta fram erforderliga handlingar inom erforderlig tidsram, får den anställde inte utföra ytterligare arbete för länet förrän den anställde har möjlighet att visa erforderliga handlingar.

D. Anställningsavdelningar eller kontor kommer inte att behålla original eller dubbletter av I-9-formulären och styrkande dokument. Personalavdelningen kommer att behålla I-9:orna och fotokopiorna av den anställdes behörighetsdokumentation i separata filer. Dessa filer kommer att hållas konfidentiella och användas endast i syfte att följa tillämplig lag.    
 

VII. BEGRÄNSAD ANSTÄLLD:

S. Jobbannonser för en befattning med begränsad tid måste innehålla "Begränsad tid."

B. Sökande som intervjuas för befattningar med begränsad tid kommer att informeras av anställningsavdelningen om befattningens karaktär av begränsad tid. De personer som anställs i en anställning med begränsad sikt måste underteckna bekräftelseformuläret (bilaga 1).  

VIII. ÅTGÄRDER FÖRE ANSTÄLLNING: 

A. Bakgrundskontroller baseras på jobbets ansvar och minimikvalifikationer. Efter bedömning av rekryteringsteamet kan bakgrundskontroller granskas med en personalgeneralist.

B. Bakgrundskontroller kan utföras internt eller genom en konsumentrapporteringsbyrå (tredjepartsleverantör). Kontroller som utförs av en konsumentrapporteringsbyrå måste följa Fair Credit Report Act (FCRA) (referens 4). Avdelningar eller kontor som utför bakgrundskontroller utanför en konsumentrapporteringsbyrå bör meddela personalavdelningen om bakgrundskontrollen och anledningen till den.    

Utforskning eller användning av en sökandes konto i sociala medier eller internetsökningar kan vara en form av bakgrundskontroll. Innan man utför denna typ av bakgrundskontroll måste anställningschefer diskutera det med sin personalgeneralist. Avdelningar eller kontor kan inte kräva att en kandidat ger dem tillgång till kandidaternas konto(n) på sociala medier. Detta gäller inte korrigeringar eller positioner från brottsbekämpande myndigheter.

C. Consumer Reporting Agency Bakgrundskontroller enligt Fair Credit Reporting Act (FCRA):

1. Sökande till anställning och nuvarande anställda måste underteckna FCRA Disclosure & Authorization-formuläret för att länet ska få en bakgrundskontroll från en konsumentrapporteringsbyrå.
2. Länet är lagligt skyldigt att svara på sökandes och anställdas förfrågningar om en bakgrundskontroll av en konsumentrapporteringsbyrå inom fem (5) dagar efter mottagandet av förfrågan.

D. Verifiering av den sökandes tidigare erfarenhet, utbildning och referenser: 

1. Innan ett anställningserbjudande lämnas till en sökande kan anställningschefen verifiera den erfarenhet och utbildning som den sökande hävdar. Den rekryterande chefen kan också kontakta den sökandes personliga eller professionella referenser under denna tid. Vilken som helst av dessa verifikationer kan göras via Human Resources Applicant Tracking-systemet eller genom leverantören av bakgrundskontroller som valts av Human Resources.

E. Medicinsk information:

1. Medicinsk information får begäras först efter att ett villkorat erbjudande om anställning lämnats till en sökande, eller den sökande uttryckt behov av skälig anpassning. Den information som söks måste vara relevant för den sökandes förmåga att utföra de väsentliga funktionerna i arbetet och vara förenlig med affärsmässiga behov. Om den sökande begär ett rimligt boende, bör anställningschefen kontakta Human Resources Inclusion Administrator.
2. Medicinsk information som erhållits om en sökande kommer att hållas åtskild från andra register och kommer att hållas konfidentiell.

F. Drogtester:

1. Alla sökande som väljs ut för att arbeta i jobb som är reglerade av transportdepartementet, som krävs av finansieringskällan, inklusive federala eller andra bidrag, brottsbekämpning och straffrätt, kommer att behöva genomgå en drogundersökning efter erbjudandet före anställningen. Alla erbjudanden om anställning i dessa jobb är villkorade av ett tillfredsställande testresultat. Det villkorade erbjudandet om anställning ska dras tillbaka för alla sökande som testar Icke-negativa eller positiva i enlighet med Human Resources Policy Legal Compliance, Section IV, Drug and Alcohol-Free Workplace (Referens 1).
2. Oavsett avsnitt F(1) kan valfri tjänsteman utöva sitt utrymme för att kräva drogscreening före anställning efter erbjudandet. Dessutom kan vilken förtroendevald tjänsteman som helst utöva sitt utrymme för att inte kräva läkemedelsscreening efter erbjudandet före anställning, förutom att under alla omständigheter måste jobb som är reglerade av Department of Transportation eller som krävs av finansieringskälla genomgå en efter erbjudandet, före anställning läkemedel. skärm. De förtroendevalda som kräver läkemedelsscreening före anställning är listade i bilaga C (bilaga 6).
3. Sökande som vägrar eller misslyckas med att testa på det ursprungligen planerade datumet kommer inte att övervägas ytterligare för anställning förutom om de godkänts av personaldirektören eller utsedd personal.
4. Lediga jobb för jobb som kräver drogtester kommer att innehålla ett uttalande i platsannonsen att ett drogtest krävs.

IX. SIGN PÅ BONUSAR:

Anställande chefer kan erbjuda inloggningsbonusar till kandidater för svårfyllda eller andra speciella omständigheter när de godkänns av länschefen. Anställande chefer som vill erbjuda en sådan bonus bör först inhämta godkännande av sin beslutsfattare och sedan rådgöra med en personalchef innan de skickar in begäran till länschefen (bilaga 4).

____________________________    
Kristin Stephens    
Ordförande Pro-Tem, länsstyrelsen    
(Godkänd av BCC – Samtyckesagenda – 06-25-2024)    
(Signatur på originalet arkiverat i Records Management)

Distribution:    
Alla länsavdelningar och förtroendevalda    
Records Management SOP Manual (original)

CK/jw

DATUM: 25 juni 2024

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Vartannat år i juni, eller vid behov

AVBOKNING: Rekrytering, ansökningar och anställning; 16 mars 2021

KAPITAL(ER):

1.  Anställningsbekräftelseformulär för begränsad tid – LCHR-84    
2.  Verifiering av anställningsbehörighet – formulär I-9     
3.  Anställningsbefrielse - LCHR-68    
4.  Formulär för icke-kontantbonus och belöning - LCHR-9
5.  Avstående från tillfällig utstationering, LCHR-69  
6.  Bilaga C

REFERENS(ER):

1. Personalpolicy och förfarande 331.4.25, Lagstiftning efterlevs    
2.  Equal Employment Opportunity (EEO) lagar    
3.  Immigration Reform and Control Act från 1986    
4.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681    
5.  Styrande policy: Policy 3.2 - Behandling av personal    
6.  Administrativ policy och procedur 351.4/Program för registerlagring    
7. Anställa chefer Inlämningsformulär för intervjupaket  
8.  Flexibelt bemannade tjänster