SYFTE: Att upprätta konsekventa och definierade policyer för förändringar i länets personalstyrka (referens 1). En beslutsfattare har möjlighet att göra ett eller flera av följande: Omorganisering, minskning av timmar, ledighet, permittering eller jobbbyten.

OMFATTNING: Denna policy och procedur gäller för alla anställda i Larimer County och anställda vid Office of District Attorney, åttonde rättsdistriktet, med undantag för anställda vid Larimer County Sheriff's Office.

ANSVAR: Personaldirektören administrerar denna policy.

REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):

• Avsnitt VB
• Avsnitt IX

POLICY OCH PROCEDUR:

I. PROCEDUR:

S. När en beslutsfattare anser att det är lämpligt att göra en permanent minskning av antalet timmar, genomföra en ledighet eller permittering, eller göra jobbbyten som en del av en omorganisation, måste de lämna in en affärsplan till personaldirektören eller utsedd personal. Beslutsfattaren bör kontakta sin tilldelade HR-generalist för den mest uppdaterade mallen för affärsplanen och vägledning för dess slutförande.

B. Personalavdelningen kommer att samarbeta med beslutsfattaren för att säkerställa efterlevnad av länets policyer och tillämpliga lagar samt ge stöd till beslutsfattaren och alla berörda anställda.

C. Anställda som är separerade till följd av denna policy har inte rätt att återkalla rättigheter. Separerade anställda kan ansöka om anställning när tjänster är utstationerade.

II. OMORGANISERING:

En förändring i organisationsstrukturen eller positionsändringar som påverkar mer än en anställd.

III. MINSKNING I TIMMAR:

A.    Beslutsfattaren bestämmer vilka anställda som ska få sin arbetstid permanent reducerad.

B.     Anställda kan lämna in en begäran om att deras timmar permanent ska minskas. Dessa förfrågningar kommer att granskas och övervägas av beslutsfattaren. Om den godkänns kan den anställde, beslutsfattaren och personaldirektören underteckna ett skriftligt frivilligt avtal om minskning av heltidsekvivalenter, eller så kan den anställde skriftligen lämna in ett uttalande till beslutsfattaren och personaldirektören om att nedsättningen av timmar är frivillig.

C. Den permanenta minskningen av en anställds arbetstid kan resultera i en ändring av den berörda medarbetarens intjänade ledighet eller rätt till förmåner.

IV. PERMISSION:

A. Tillfällig ledighet utan lön under en bestämd tidsperiod.

1.  En ofrivillig uppsägning är när beslutsfattaren bestämmer vilka anställda som kommer att behöva ta ut obetald ledighet och kan bestämma vilken eller vilka arbetsdagar som uppsägningen(erna) ska inträffa.
2. En frivillig uppsägning är när anställda kan anmäla sig frivilligt för att bli permitterade, och i så fall kan välja ledighetsdag(ar) efter beslutsfattarens godkännande.
3. Anställda som väljs ut för ledighet måste skriva under ett uppsägningsmeddelande. Det godkända beskedet ska vara Human Resources tillhanda senast dagen innan den löneperiod som uppsägningen kommer att inledas.

B. Inverkan på förmåner och ledighet:

1. Friställda anställda bör kontakta förmånspersonalen för frågor om erforderliga premiebetalningar.

2. Anställda som är lediga kommer att fortsätta att samla in ledighet, men de får inte använda betalda ledighetssaldon under ledighet utom vid behov för att täcka förmånspremier.

a. Om den permitterade anställde är undantagen, och de arbetar vilka timmar som helst under den arbetsveckan, kommer de att betalas på timbasis under den eller de lediga arbetsveckorna.
b. Uppsagda anställda kommer inte att få lön eller lön under de timmar som de är lediga och kommer inte att få utföra något arbete under dessa timmar.

V. UPPSÄGNINGAR:

A. Separationen av en anställd i ett jobb som har eliminerats. När permittering av en eller flera anställda är nödvändig sker permitteringen i följande ordning:

1. Tillfälligt anställda i de identifierade jobben;
2. Provanställd Ordinarie anställda i de identifierade jobben;
3. Tidsbegränsade anställda anställda efter den 18 april 1990 i de identifierade jobben;
4. Efter provanställning Ordinarie anställda i de identifierade jobben;

5. Om det finns mer än en anställd i någon av ovanstående grupper kommer den eller de anställda som väljs ut för permittering att göras i följande ordning:
   a. Anställda med de minst gynnsamma resultatrekorden. Alla prestationsutvärderingar, korrigerande åtgärder och disciplinära åtgärder som utfärdats inom fem år före det föreslagna datumet för uppsägningens ikraftträdande måste beaktas vid detta beslut.
   b. Om den utvärderade prestationen för två eller flera anställda anses vara lika, skulle den anställde med det minsta antalet år av pågående länstjänstgöring sägas upp före den eller de anställda med högre tjänsteår. Anställningsperioder som Tillfälligt anställd räknas inte för provanställda, begränsad tid och ordinarie anställda.
   c. Om det fortfarande finns två eller flera anställda som övervägs för permittering, kommer beslutsfattaren att få hjälp av en personaldirektör eller utsedd person.

   d. Om en beslutsfattare vill avvika från ovan angivna ordning av affärsskäl måste de få godkännande från personaldirektören, eller utsedd.

B. Avgångsvederlag:

1. Tidsbegränsade anställda som anställts före den 18 april 1990 och alla efter provanställning Ordinarie anställda som blir uppsagda kommer att erbjudas möjligheten att ingå ett lagligt överensstämmande separationsavtal (referens 3) med Larimer County som skulle innefatta avgångsvederlag.

2. Beloppet för avgångsvederlaget bestäms av längden på länets tjänstgöring enligt beskrivningen nedan.

   Servicetid i följd	Avgångsvederlagsbelopp
   6 månader till 2 år och 364 dagar	4 gånger den anställdes veckovisa standardtimmar enligt den anställdes aktuella timpris plus ett belopp motsvarande en månads COBRA-kostnader för den anställdes för närvarande valda sjukvårds- och tandvårdsförsäkring.
   3 år eller mer	8 gånger den anställdes veckovisa standardtimmar enligt den anställdes aktuella timpris plus ett belopp motsvarande två månaders COBRA-kostnader för den anställdes för närvarande valda sjuk- och tandvårdsförsäkring.

   
   a. Anställningsperioder som Tillfälligt anställd kan inte räknas med vid fastställande av tjänstgöringsår.

VI. ANSTÄLLDA MEDDELANDE:

En anställd som kommer att drabbas av minskning av timmar, ledighet eller permittering kommer att få skriftligt meddelande om åtgärden. Anmälan ska innehålla en redogörelse för vad som har gjort åtgärden nödvändig. Det skriftliga meddelandet kommer att åtföljas av en kopia av denna policy. All kommunikation, inklusive innehåll och tidpunkt, kommer att bestämmas av beslutsfattaren i samråd med personaldirektören, eller utsedd. Om det inte finns ett tillräckligt affärsskäl som godkänts av personaldirektören för att inte ge en anställd en uppsägningstid, kommer en anställd att få ett skriftligt varsel på minst fem arbetsdagar i förväg. Den anställde kan, efter beslutsfattarens gottfinnande, fortsätta att arbeta eller tjänstledigas med lön. En representant från personalavdelningen kan vara närvarande vid den tidpunkt då den berörda medarbetaren får beskedet.

VII. ÅTERANSTÄLLNING EFTER UPPSÄTTNING:

Om en person återanställs inom ett år från uppsägningsdagens ikraftträdande gäller följande villkor:

1.  De kommer att samla in ledighet i samma takt som den anställdes intjänade ledighet på det datum då permitteringen träder i kraft; 
2. Deras fullständigt fullbordade tidigare tjänstgöringsår kommer att räknas för intjänandeändamål enligt vad som anges i pensionsplandokumentet; och
3. De kommer att starta om på samma avgiftsnivå i länspensionsplanen före permitteringen.

VIII. JOBBBYTTER:

A. Skapande av en ny jobbbeskrivning:

1.   Nya arbetsbeskrivningar utarbetas av Human Resources. För en ny arbetsbeskrivning måste en avdelning eller kontor kontakta sin personalgeneralist.

3. Alla nya jobb måste godkännas av personaldirektören eller utsedd personal.

B. Omklassificering:

1. Anställda omklassificeras när det sker betydande förändringar i den anställdes arbetsuppgifter.

2.   Omklassificeringar kan initieras genom inlämning av ett frågeformulär för befattningsbeskrivning (PDQ) (bilaga 1) eller en skriftlig begäran som skickas till en personalgeneralist.

a. Begäran kan inledas med antingen den anställde eller arbetsledaren och lämnas sedan in för granskning av arbetsledaren och beslutsfattare.

b. Beslut om omklassificering kommer att fattas av personalchefen. Ett överklagande av det slutliga beslutet kan lämnas skriftligen till personaldirektören och måste innehålla motivering. Överklaganden om omklassificering kommer att granskas av personaldirektören och deras beslut kommer att vara slutgiltigt.

c.   Det tidigaste ikraftträdandedatumet för en godkänd omklassificering är det datum då begäran togs emot av personalavdelningen. Personaldirektören, eller den utsedda, kan godkänna ett annat datum.

3. Anställda vars befattningar är under översyn för omklassificering är inte berättigade till utomnamnslön, såvida de inte godkänts av personaldirektören eller utsedd personal.

C.  Flexibelt bemannade tjänster:

1. En tjänst anses vara flexibelt bemannad när det anges i tjänstebeskrivningen för den högre tjänsten (referens 4).

2. När en anställd har uppfyllt kriterierna för avancemang som anges i arbetsbeskrivningen och tillfredsställande utför sina arbetsuppgifter, flyttas den anställde automatiskt upp till nästa nivå.

3. PDQ krävs inte för flexibelt bemannade tjänster.

IX. ÖVERKLARINGSALTERNATIV:

A. IOm en anställd inte håller med om ett beslut där han eller hon har förlorat sin lön eller sitt befintliga jobb genom ofrivillig uppsägning, omorganisation, förkortning av timmar eller permittering, kan den anställde överklaga beslutet med hjälp av klagomålsförfarandet i policyn för korrigerande och negativa åtgärder, avsnittet IX.

B.   Om beslutet inte leder till lönebortfall eller en anställds befintliga jobb, kan den anställde överklaga beslutet med hjälp av problemlösningsprocessen i policyn för korrigerande åtgärder och negativa åtgärder, avsnitt VII.

____________________________
John Kefalas
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BCC - Samtyckesagenda - 11-12-2024)
(Underskrift på original arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

CK/jw

DATUM: 12 november 2024

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Vart tredje år i juli, eller vid behov

AVBOKNING:   Omstrukturering av personalstyrkan: Omorganisation, minskning av antalet timmar, ledighet, uppsägningar och jobbbyten; 25 juli 2023

KAPITAL(ER): 

1. Befattningsbeskrivning Frågeformulär - LCHR-25

REFERENS(ER):

1. Handbok för styrande policy: Policy 3.2 - Behandling av personal
2. Personalpolicy och förfarande 331.8 Korrigerande och negativa åtgärder; Klagomålsförfarande; och problemlösningsprocessen
3. Personalpolicy och förfarande 331.4, avsnitt XVI, Avskiljande från Länsarbetsverksamhet
4.  Flexibelt bemannade tjänster