331.7.03 - Omstrukturering av personalstyrkan: omorganisation, minskning av antalet timmar, uppsägningar, permitteringar och jobbbyten

SYFTE: Att upprätta konsekventa och definierade policyer för förändringar i länets personalstyrka (referens A). En beslutsfattare har möjlighet att göra ett eller flera av följande: Omorganisering, minskning av timmar, ledighet, permittering eller jobbbyten.

OMFATTNING: Denna policy och procedur gäller för alla anställda i Larimer County och anställda vid Office of District Attorney, åttonde rättsdistriktet, med undantag för anställda vid Larimer County Sheriff's Office.

ANSVAR: Personaldirektören administrerar denna policy.

REVISION AVSNITT (Betydande ändringar från tidigare policy):

• Referens C (var P15A, sheriffens personalpolicy; raderade)
• Referens D (lagt till)
• Avsnitt I, A
• Avsnitt III, A
• Avsnitt IV, A
• Avsnitt V, B, 2
• Avsnitt VII, 1
• Avsnitt VIII, B, 2, a
• Avsnitt VIII, C (lagt till)
• Avsnitt IX, B, 4 (raderade)

POLICY OCH PROCEDUR:

I. PROCEDUR:

S. När en beslutsfattare anser att det är lämpligt att göra en permanent minskning av antalet timmar, genomföra en ledighet eller permittering, eller göra jobbbyten som en del av en omorganisation, måste de lämna in en affärsplan till en personalchef. Beslutsfattaren bör kontakta sin tilldelade HR-generalist för den mest uppdaterade mallen för affärsplanen och vägledning för dess slutförande. Affärsplanen måste godkännas av personaldirektören, eller utsedd, efter granskning av en personalgeneralist.

B. Personalavdelningen kommer att samarbeta med beslutsfattaren för att säkerställa efterlevnad av länets policyer och tillämpliga lagar samt ge stöd till beslutsfattaren och alla berörda anställda.

C. Anställda som är separerade till följd av denna policy har inte rätt att återkalla rättigheter. Separerade anställda kan ansöka om anställning när tjänster är utstationerade.

II. OMORGANISERING:

En förändring i organisationsstrukturen eller positionsändringar som påverkar mer än en anställd.

III. MINSKNING I TIMMAR:

S. Anställda kan frivilligt ställa sig för att få sin arbetstid permanent reducerad som en del av en omstrukturering av arbetsstyrkan. Dessa förfrågningar kommer att granskas och övervägas av beslutsfattaren. Beslutsfattaren fattar det slutgiltiga beslutet om vilka anställdas arbetstid som permanent ska minskas.

B. Den permanenta minskningen av en anställds arbetstid kan leda till en ändring av den berörda arbetstagarens ledighet och försäkringspremier.

IV. PERMISSION:

A. En tillfällig ledighet från arbetet som inte betalas under en bestämd tid.

1.  En ofrivillig uppsägning är när beslutsfattaren bestämmer vilka anställda som kommer att behöva ta ut obetald ledighet från arbetet och kan bestämma vilken eller vilka arbetsdagar som uppsägningen(erna) ska inträffa.
2. En frivillig uppsägning är när anställda kan anmäla sig frivilligt för att bli permitterade, och i så fall kan välja ledighetsdag(ar) efter beslutsfattarens godkännande.
3. Anställda som väljs ut för ledighet måste skriva under ett uppsägningsmeddelande. Beslutsfattaren måste begära denna mall från en personalgeneralist. Den godkända begäran ska vara inkommen till Human Resources senast dagen innan löneperioden startar då ledigheten ska ske.

B. Inverkan på förmåner och ledighet:

1. Friställda anställda kommer att fortsätta att få förmåner enligt förmånspolicyn. Friställda anställda bör kontakta förmånspersonalen för frågor om erforderliga premiebetalningar.

2. Anställda som är lediga kommer att fortsätta att samla in ledighet, men de får inte använda betalda ledighetssaldon under ledighet utom vid behov för att täcka förmånspremier.

a. Om den permitterade arbetstagaren är undantagen, kommer han eller hon att få timlön under den eller de uppsagda arbetsveckorna.
b. Fritidsanställda kommer inte att utföra länsarbete under ledighetsperioden och får inte lön eller lön under de timmar som de är lediga.

V. UPPSÄGNINGAR:

A. Separationen av en anställd i ett jobb som har eliminerats.

När permittering av en eller flera anställda är nödvändig sker permitteringen i följande ordning:

1. Tillfälligt anställda i de identifierade jobben;
2. Provanställd Ordinarie anställda i de identifierade jobben;
3. Tidsbegränsade anställda anställda efter den 18 april 1990 i de identifierade jobben;
4. Efter provanställning Ordinarie anställda i de identifierade jobben i följande ordning:
   a. Anställda med de minst gynnsamma resultatrekorden. Alla prestationsutvärderingar, korrigerande åtgärder och disciplinära åtgärder som utfärdats inom fem år före det föreslagna datumet för uppsägningens ikraftträdande måste beaktas vid detta beslut.
   b. Om den utvärderade prestationen för två eller flera anställda anses vara lika, skulle den anställde med det lägsta antalet år av pågående länstjänstgöring sägas upp före den eller de anställda med högre tjänsteår. Anställningsperioder som Tillfälligt anställd räknas inte.
   c. Om det fortfarande finns två eller flera anställda som övervägs för permittering, kommer beslutsfattaren att få hjälp av en personalgeneralist.

B. Lämna med lön:

1. Anställda med begränsad tid som anställts före den 18 april 1990 och alla efter provanställning Ordinarie anställda som permitteras kommer att erbjudas möjligheten att ingå ett lagligt överensstämmande separationsavtal (referens C) med Larimer County som skulle innefatta ledighet med lön.
2. Beloppet för administrativ lön bestäms av längden på länets tjänstgöring enligt beskrivningen nedan.
   a. En anställd med tre på varandra följande år i länstjänst eller mindre kommer att få ledighet med lön i fyra veckor efter uppsägningens ikraftträdandedatum.
   b. En anställd med mer än tre pågående år av länstjänst kommer att få ledighet med lön i åtta veckor efter uppsägningens ikraftträdandedatum.
   c. Anställningsperioder som Tillfälligt anställd kan inte räknas med vid fastställande av tjänstgöringsår.

VI. ANSTÄLLDA MEDDELANDE:

För att bestämma när och vad som ska kommuniceras till anställda, kommer beslutsfattaren att rådgöra med en personalgeneralist.

En anställd som kommer att drabbas av minskning av timmar, ledighet eller permittering kommer att få skriftligt meddelande om åtgärden. Anmälan ska innehålla en redogörelse för vad som har gjort åtgärden nödvändig. Det skriftliga meddelandet kommer att åtföljas av en kopia av denna policy.

Såvida det inte finns ett tvingande affärsskäl som godkänts av en personalgeneralist för att inte ge en anställd en uppsägningstid, kommer en anställd att få ett skriftligt varsel på minst fem arbetsdagar i förväg. Den anställde kan, efter beslutsfattarens gottfinnande, fortsätta att arbeta eller tjänstledigas med lön. En representant från personalavdelningen kan vara närvarande vid den tidpunkt då den berörda medarbetaren får beskedet.

VII. ÅTERANSTÄLLNING EFTER UPPSÄTTNING:

Om en permitterad anställd återanställs inom ett år från uppsägningens ikraftträdande gäller följande villkor:

1.  samla in ledighet i samma takt som den anställdes intjänade ledighet på den dag då permitteringen träder i kraft; 
2.  helt avslutade tidigare tjänsteår kan räknas för intjänandeändamål enligt vad som anges i pensionsplandokumentet; och
3.  omstart på samma avgiftsnivå i länspensionsplanen inför permitteringen.

VIII. JOBBBYTTER:

A. Skapande av en ny jobbbeskrivning:

1. Ett utkast till arbetsbeskrivning måste lämnas in till Human Resources Generalist av beslutsfattaren eller den utsedda. Human Resources kan avgöra att en aktuell arbetsbeskrivning är lämplig för denna begäran.

2. Personal granskar utkastet till arbetsbeskrivning, analyserar jämförande marknadsinformation, upprättar internt kapital och tilldelar lämplig lönegrad. Human Resources kommer att tillhandahålla den slutliga arbetsbeskrivningen till beslutsfattaren eller den utsedda.

3. Alla nya jobb måste godkännas av personaldirektören eller utsedd personal.

B. Omklassificering av ett befintligt jobb:

1. Anställningar omklassificeras när det sker pågående och betydande förändringar i den anställdes arbetsansvar. Arbetsbeskrivningar är inte avsedda att helt innehålla innehållet i ett specifikt jobb, utan tjänar snarare som en bred beskrivning av den allmänna karaktären och nivån på det inblandade arbetet.

2. Omklassificering av ett befintligt jobb kan initieras genom inlämning av ett frågeformulär för befattningsbeskrivning (PDQ) (bilaga 1) eller en skriftlig begäran som granskas och godkänns av en HR-generalist. 

a. PDQ-begäran kan börja med antingen den anställde eller arbetsledaren och skickas sedan in för granskning och underskrift. Handledaren kommer sedan att vidarebefordra frågeformuläret till beslutsfattaren eller dennes utsedda för granskning och underskrift. Den skickas sedan till Human Resources för granskning.

b. Beslut om omklassificering kommer att fattas av personalchefen. Ett överklagande av det slutliga beslutet kan lämnas skriftligen till personaldirektören och måste innehålla motivering. Överklaganden om omklassificering kommer att granskas av personaldirektören, eller den utsedda, och deras beslut kommer att vara slutgiltigt.

c. En anställd får inte omklassificeras inom de första sex månaderna som den anställde anställs i, befordras till eller omklassificeras till den tjänsten. 

d. Godkända omklassificeringar kanske inte träder i kraft tidigare än det datum då det ifyllda befattningsbeskrivningsformuläret (PDQ) mottogs på personalavdelningen.

3. Anställda vars befattningar är under översyn för omklassificering är inte berättigade till utomnamnslön, såvida de inte godkänts av personaldirektören eller utsedd personal.

C.  Flexibelt bemannade tjänster:

1. En tjänst anses vara flexibelt bemannad när det anges i tjänstebeskrivningen för den högre tjänsten (referens D).

2. När en anställd har uppfyllt kriterierna för avancemang som anges i arbetsbeskrivningen och tillfredsställande utför sina arbetsuppgifter, flyttas den anställde automatiskt upp till nästa nivå.

3. Befattningsbeskrivning Frågeformulär krävs inte för flexibelt bemannade tjänster.

IX. ALTERNATIV FÖR PROBLEMLÖSNING:

A. Ofrivilliga permitteringar, omorganisationer och minskningar i timmar:

Om en anställd anser att det har skett en överträdelse av länspolicyn eller om det har skett en olaglig åtgärd, måste den berörda medarbetaren lämna in en problemlösningsbegäran enligt beskrivningen i personalpolicy och procedur 331.8 (referens B). Inlämnandet av en begäran om problemlösning försenar inte åtgärdens ikraftträdandedatum.

B. Uppsägningar:

1. Överklaganderätt:

a. En anställd kan överklaga om de anser att permitteringen strider mot länspolicyn eller inte är laglig genom att följa förfarandet som beskrivs nedan (avsnitt IX, B, 2).
b. Oenighet med en beslutsfattares beslut om organisatoriska behov och/eller resursutnyttjande är inte skäl för ett överklagande.
c. Inlämnandet av ett överklagande försenar inte ikraftträdandet av en permittering.

2. Överklagandeförfarande:

a. Överklagandet måste vara skriftligt och lämnas in till personaldirektören eller den utsedda personalen och en kopia måste skickas till den beslutsfattare som påbörjade permitteringen.
b. Ange tydligt arbetstagarens skäl för att tro att de förfaranden som beskrivs i länets policy inte följts eller skälet till att anta att uppsägningen gjordes av olagliga skäl.
c. Beskriv den lösning den anställde söker genom överklagandet.
d. Tidsperiod för inlämning:

1) Ett överklagande måste lämnas in inom fem arbetsdagar efter det att den anställde mottagit meddelandet om permittering. Om den anställde underlåter att lämna in överklagandet inom denna tidsperiod, kommer överklagandet att anses vara olämpligt och ett frivilligt avstående från den anställdes rätt till överklagande.
2) Otidig inlämning av ett överklagande kan avstås om personaldirektören finner goda skäl att förlänga tidsperioden.

3. Procedur:

a. Personaldirektören, eller utsedd, kommer att granska följande:

1. Arbetstagarens skriftliga överklagande
2. Huruvida beslutsfattarens beslut var rimligt och i överensstämmelse med policyn.
3. Både medarbetaren och beslutsfattaren är skyldiga att delta i denna process.

b. Personaldirektören, eller den utsedda, kommer att utfärda ett skriftligt beslut inom en rimlig tidsperiod. Det skriftliga beslutet kommer att behandla alla frågor som tas upp i överklagandet.

1. Om beslutet är att upphäva eller ändra beslutsfattarens beslut, kommer beslutet att beskriva alla åtgärder som beslutsfattaren måste vidta för att lösa överklagandet.
2. Om beslutet är att bekräfta beslutsfattarens beslut, måste beslutet meddela arbetstagaren att beslutet är slutgiltigt.

____________________________
Jody Shadduck-McNally
Ordförande, länsstyrelsen
(Godkänd av BCC - Samtyckesagenda - 07-25-2023)
(Underskrift på original arkiverat i Records Management)

Distribution:
Alla länsavdelningar och förtroendevalda
Records Management SOP Manual (original)

CK/jw

DATUM: 25 juli 2023

EFFEKTIV PERIOD: Tills ersatt

GRANSKNINGSSCHEMA: Vart femte år i juli, eller vid behov

AVBOKNING: Personalpolicy och procedur 331.7.03E; 1 november 2022

KAPITAL(ER): 

1. Befattningsbeskrivning Frågeformulär - LCHR-25

REFERENS(ER):

A. Handbok för styrande policy: Policy 3.2 - Behandling av personal
B. Personalpolicy och förfarande 331.8 Korrigerande och negativa åtgärder; Klagomålsförfarande; och problemlösningsprocessen
C. Personalpolicy och förfarande 331.4, avsnitt XVI, Avskiljande från Länsarbetsverksamhet
D.  Flexibelt bemannade tjänster